Koble til regnskapssystem
Tenk deg at du har to apper på telefonen som ikke snakker sammen. Du må skrive inn alt to ganger - en gang i hver app. Det er slitsomt!
En ERP-integrasjon er som en bro mellom AutoReg og regnskapssystemet ditt. Når broen er på plass, kan kundene dine flyte automatisk mellom de to systemene. Du slipper å skrive inn samme informasjon flere ganger.
Hvilke regnskapssystemer støttes?
AutoReg kan kobles til disse regnskapssystemene:
Norge:
- PowerOffice GO
- Tripletex
- Fiken
- Duett
- 24SevenOffice
Sverige:
- Fortnox
Slik kobler du til regnskapssystemet
Oppsettet skjer i 6 enkle steg. Tenk på det som å bygge en bro mellom AutoReg og regnskapssystemet ditt:
Steg 1: Koble til
Først må du logge inn i regnskapssystemet ditt gjennom AutoReg. For noen systemer er dette helt automatisk (du klikker på en knapp og logger inn). For andre må du finne en spesiell nøkkel i regnskapssystemet og lime den inn i AutoReg.
Steg 2: Enkel matching
AutoReg prøver å finne ut hvilke kunder i AutoReg som er de samme som i regnskapssystemet. Det er som et memory-spill - systemet foreslår hvilke kort som hører sammen. Du sjekker om forslagene stemmer og bekrefter de som er riktige.
Steg 3: Manuell matching
Noen kunder klarer ikke AutoReg å finne selv. Her kan du koble dem sammen manuelt. Du ser en liste med AutoReg-kunder på den ene siden og regnskapskunder på den andre, og velger hvilke som hører sammen.
Steg 4: Importer kunder
Nå henter AutoReg alle kundene fra regnskapssystemet. Kunder som finnes i regnskapssystemet, men ikke i AutoReg, blir lagt til automatisk.
Steg 5: Eksporter kunder
Kunder som finnes i AutoReg, men ikke i regnskapssystemet, sendes den andre veien. Slik får du alle kundene på begge steder.
Steg 6: Fullfør
Gratulerer! Broen er ferdig. Du kan nå slå på automatisk synkronisering, slik at nye kunder alltid deles mellom systemene.
Fortnox er et svensk regnskapssystem. Tilkoblingen er enkel og automatisk.
Før du starter
Du trenger en integrasjonslisens i Fortnox. Dette lar deg koble Fortnox til andre systemer.
Slik aktiverer du integrasjonslisens i Fortnox
- Logg inn på fortnox.se
- Klikk på firmanavnet ditt øverst til høyre
- Velg Tilläggsbeställning (Tilleggsbestilling)
- Legg til integrasjonslisensen
Får du en feilmelding ved tilkobling?
Det skyldes vanligvis at integrasjonslisensen mangler i Fortnox. Du må ha integrasjonslisensen aktivert før du kan koble til AutoReg.
Slik kobler du til
- Gå til Mitt firma i AutoReg
- Finn seksjonen Integrasjoner
- Velg Fortnox fra listen
- Klikk Lagre
- Klikk på Konfigurer integrasjon
- Du blir sendt til Fortnox sin innloggingsside
- Logg inn med din Fortnox-bruker
- Klikk Godkjenn for å gi AutoReg tilgang
- Du blir sendt tilbake til AutoReg - ferdig!
Tips
Fortnox husker tilkoblingen, så du trenger bare gjøre dette én gang.
Etter tilkobling
Når du har koblet til regnskapssystemet, bør du:
- Velge standardprodukt - velg hvilket produkt fra regnskapssystemet som skal brukes som standard
- Matche kunder - følg steg 2-5 i oppsettsguiden for å synkronisere kundene
- Aktivere automatisk synkronisering - slik at nye kunder alltid deles mellom systemene
Hva synkroniseres?
Tenk på AutoReg og regnskapssystemet som to notatblokker. Integrasjonen sørger for at viktig informasjon kopieres mellom dem automatisk.
Kundeinformasjon (begge veier)
Kundene dine kan flyte begge veier - fra AutoReg til regnskapssystemet, og motsatt.
Disse feltene synkroniseres:
- Navn
- Telefonnummer
- E-postadresse
- Organisasjonsnummer
- Adresse (gateadresse, postnummer, poststed)
- Kontaktperson (navn, telefon, e-post)
- Om kunden er privatperson eller bedrift
Slik fungerer det:
- Når du importerer kunder fra regnskapssystemet, hentes all kundeinformasjon til AutoReg
- Når du eksporterer kunder til regnskapssystemet, sendes AutoReg-kundene den andre veien
- Hver kunde får en unik kobling, slik at systemene vet hvilke kunder som hører sammen
Feltstøtte per regnskapssystem
Ikke alle regnskapssystemer støtter alle feltene. Tabellen viser hva som synkroniseres i hvert system:
| Felt | PowerOffice GO | Tripletex | Fiken | Duett | 24SevenOffice | Fortnox |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Navn | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Telefonnummer | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| E-postadresse | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Organisasjonsnummer | Ja | Ja | Ja | Ja | Kun bedrifter | Ja |
| Privatperson/bedrift | Ja | Ja | Kun ved import | Nei | Ja | Ja |
| Adresse | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Kontaktperson | Nei | Delvis | Ja | Delvis | Kun ved import | Nei |
Verdt å merke seg:
- PowerOffice GO og Fortnox: Kontaktperson synkroniseres ikke.
- PowerOffice GO: Kun første adresselinje hentes ved import.
- Tripletex: Kontaktpersonens e-post brukes som e-post for purringer når kunden sendes til Tripletex, men kontaktperson hentes ikke ved import.
- Fiken: Om kunden er privatperson eller bedrift hentes ved import, men settes ikke når kunden sendes til Fiken.
- Duett: Alle kunder importeres som bedrift. Kontaktpersonens telefon og e-post synkroniseres, men ikke navnet.
- 24SevenOffice: Kontaktperson hentes ved import, men sendes ikke til 24SevenOffice. For privatpersoner sendes ikke organisasjonsnummer, og navnet deles opp i fornavn og etternavn. Ved eksport slås adresselinjene sammen til én linje.
- E-post styrer fakturautsending: I Tripletex, PowerOffice GO og Duett settes kunden opp til å motta faktura per e-post hvis e-postadresse finnes.
Produkter (kun lesing)
AutoReg henter listen over produkter fra regnskapssystemet ditt, slik at du kan velge riktig produkt når du fakturerer. Produktene lagres ikke i AutoReg - de hentes direkte fra regnskapssystemet når du trenger dem.
Slik opprettes fakturaer
Når du er ferdig med et oppdrag og vil sende faktura, gjør AutoReg jobben for deg.
Steg for steg
Du velger hva som skal faktureres
- Gå til kunden i AutoReg
- Velg hvilke registreringer (logger) som skal faktureres
- Klikk på "Opprett faktura"
AutoReg samler informasjonen
- Alle registreringene du valgte grupperes sammen
- Priser beregnes automatisk basert på produktene
- En PDF-faktura genereres
Ordren sendes til regnskapssystemet
- AutoReg oppretter en ny ordre i regnskapssystemet ditt
- PDF-fakturaen legges ved ordren
- Registreringene markeres som "fakturert" i AutoReg
Hva som sendes til regnskapssystemet
Når en faktura opprettes, sender AutoReg denne informasjonen:
Ordrehode:
- Hvilken kunde ordren tilhører
- Ordredato
- Valuta (f.eks. NOK)
- Fakturareferanse fra oppdraget (hvis satt)
- Deres referanse - kundens eksterne ordrenummer fra oppdraget (hvis satt)
Info
Referansefeltene støttes ikke i alle systemer: Tripletex mottar foreløpig ingen av referansene, og PowerOffice GO mottar kun fakturareferansen. Fiken, Duett, 24SevenOffice og Fortnox mottar begge.
Ordrelinjer: For hver produkttype du har registrert, opprettes én linje med:
- Produktnavn og beskrivelse
- Antall (summert fra alle registreringer)
- Pris per enhet
- Totalsum
Vedlegg:
- PDF-kopi av fakturaen
24SevenOffice
PDF-en kan ikke legges ved ordren direkte. I stedet legges det inn en kommentar på ordren med en nedlastingslenke til PDF-en. Lenken er gyldig i 40 dager.
Eksempel
La oss si du har registrert arbeid for en kunde:
- Mandag: 2 timer brøyting
- Tirsdag: 3 timer brøyting
- Onsdag: 1 time strøing
Når du fakturerer, får du to linjer i regnskapssystemet:
- Brøyting - 5 timer - kr X
- Strøing - 1 time - kr Y
Tips
Registreringene slås sammen per produkt, så du får en ryddig faktura istedenfor mange små linjer.
Vanlige spørsmål
Hva skjer hvis jeg bytter regnskapssystem?
Du kan koble fra det gamle systemet og koble til det nye. Kundene dine i AutoReg forblir der de er.
Kan jeg koble til flere regnskapssystemer samtidig?
Nei, du kan bare være koblet til ett regnskapssystem om gangen.
Synkroniseres fakturaer tilbake til AutoReg?
Nei, fakturaer flyter kun én vei - fra AutoReg til regnskapssystemet. Når ordren er opprettet i regnskapssystemet, håndteres resten (sending, betaling, purring) der.
Hva skjer med priser og mva?
Prisene beregnes i AutoReg basert på produktinnstillingene dine. Mva håndteres automatisk basert på produktets mva-kode i regnskapssystemet.
Kan jeg endre en faktura etter at den er sendt?
Nei, når fakturaen er opprettet i regnskapssystemet må eventuelle endringer gjøres der. I AutoReg er registreringene markert som fakturert og kan ikke faktureres på nytt.