Yhdistä kirjanpitojärjestelmään
Kuvittele, että sinulla on kaksi sovellusta puhelimessasi, jotka eivät keskustele keskenään. Sinun täytyy kirjoittaa kaikki kahdesti - kerran kumpaankin sovellukseen. Se on työlästä!
ERP-integraatio on kuin silta AutoRegin ja kirjanpitojärjestelmäsi välillä. Kun silta on paikallaan, asiakkaasi voivat virrata automaattisesti järjestelmien välillä. Sinun ei tarvitse kirjoittaa samoja tietoja useaan kertaan.
Mitä kirjanpitojärjestelmiä tuetaan?
AutoReg voidaan yhdistää näihin kirjanpitojärjestelmiin:
Norja:
- PowerOffice GO
- Tripletex
- Fiken
- Duett
- 24SevenOffice
Ruotsi:
- Fortnox
Näin yhdistät kirjanpitojärjestelmään
Asennus tapahtuu 6 helpossa vaiheessa. Ajattele sitä sillan rakentamisena AutoRegin ja kirjanpitojärjestelmäsi välille:
Vaihe 1: Yhdistä
Ensin sinun täytyy kirjautua kirjanpitojärjestelmääsi AutoRegin kautta. Joillekin järjestelmille tämä on täysin automaattista (klikkaat painiketta ja kirjaudut sisään). Toisille sinun täytyy löytää erityinen avain kirjanpitojärjestelmästä ja liittää se AutoRegiin.
Vaihe 2: Helppo täsmäytys
AutoReg yrittää selvittää, mitkä asiakkaat AutoRegissä ovat samoja kuin kirjanpitojärjestelmässä. Se on kuin muistipeli - järjestelmä ehdottaa, mitkä kortit kuuluvat yhteen. Tarkistat, ovatko ehdotukset oikein ja vahvistat ne, jotka täsmäävät.
Vaihe 3: Manuaalinen täsmäytys
Joitakin asiakkaita AutoReg ei löydä itse. Täällä voit yhdistää ne manuaalisesti. Näet listan AutoReg-asiakkaista toisella puolella ja kirjanpitoasiakkaat toisella, ja valitset mitkä kuuluvat yhteen.
Vaihe 4: Tuo asiakkaat
Nyt AutoReg hakee kaikki asiakkaat kirjanpitojärjestelmästä. Asiakkaat, jotka ovat kirjanpitojärjestelmässä mutta eivät AutoRegissä, lisätään automaattisesti.
Vaihe 5: Vie asiakkaat
Asiakkaat, jotka ovat AutoRegissä mutta eivät kirjanpitojärjestelmässä, lähetetään toiseen suuntaan. Näin saat kaikki asiakkaat molempiin paikkoihin.
Vaihe 6: Viimeistele
Onnittelut! Silta on valmis. Voit nyt ottaa käyttöön automaattisen synkronoinnin, jotta uudet asiakkaat jaetaan aina järjestelmien välillä.
Fortnox on ruotsalainen kirjanpitojärjestelmä. Yhdistäminen on helppoa ja automaattista.
Ennen aloittamista
Tarvitset integraatiolisenssin Fortnoxissa. Tämä mahdollistaa Fortnoxin yhdistämisen muihin järjestelmiin.
Näin aktivoit integraatiolisenssin Fortnoxissa
- Kirjaudu sisään osoitteessa fortnox.se
- Klikkaa yrityksen nimeä oikeassa yläkulmassa
- Valitse Tilläggsbeställning (Lisätilaukset)
- Lisää integraatiolisenssi
Saatko virheilmoituksen yhdistäessä?
Se johtuu yleensä siitä, että integraatiolisenssi puuttuu Fortnoxista. Sinulla täytyy olla integraatiolisenssi aktivoituna ennen kuin voit yhdistää AutoRegin.
Näin yhdistät
- Mene Oma yritys -sivulle AutoRegissä
- Etsi Integraatiot-osio
- Valitse Fortnox listasta
- Klikkaa Tallenna
- Klikkaa Määritä integraatio
- Sinut ohjataan Fortnoxin kirjautumissivulle
- Kirjaudu sisään Fortnox-käyttäjälläsi
- Klikkaa Hyväksy antaaksesi AutoRegille pääsyn
- Sinut ohjataan takaisin AutoRegiin - valmis!
Vinkki
Fortnox muistaa yhteyden, joten sinun tarvitsee tehdä tämä vain kerran.
Yhdistämisen jälkeen
Kun olet yhdistänyt kirjanpitojärjestelmään, sinun tulisi:
- Valita oletustuote - valitse mikä tuote kirjanpitojärjestelmästä käytetään oletuksena
- Täsmäyttää asiakkaat - seuraa asennusoppaan vaiheita 2-5 synkronoidaksesi asiakkaat
- Aktivoida automaattinen synkronointi - jotta uudet asiakkaat jaetaan aina järjestelmien välillä
Mitä synkronoidaan?
Ajattele AutoRegiä ja kirjanpitojärjestelmää kahtena muistilehtiönä. Integraatio huolehtii, että tärkeät tiedot kopioidaan niiden välillä automaattisesti.
Asiakastiedot (molempiin suuntiin)
Asiakkaasi voivat virrata molempiin suuntiin - AutoRegistä kirjanpitojärjestelmään ja päinvastoin.
Nämä kentät synkronoidaan:
- Nimi
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Y-tunnus
- Osoite (katuosoite, postinumero, kaupunki)
- Yhteyshenkilö (nimi, puhelin, sähköposti)
- Onko asiakas yksityishenkilö vai yritys
Näin se toimii:
- Kun tuot asiakkaita kirjanpitojärjestelmästä, kaikki asiakastiedot haetaan AutoRegiin
- Kun viet asiakkaita kirjanpitojärjestelmään, AutoReg-asiakkaat lähetetään toiseen suuntaan
- Jokainen asiakas saa uniikin linkityksen, jotta järjestelmät tietävät mitkä asiakkaat kuuluvat yhteen
Kenttätuki kirjanpitojärjestelmittäin
Kaikki kirjanpitojärjestelmät eivät tue kaikkia kenttiä. Taulukko näyttää, mitä kussakin järjestelmässä synkronoidaan:
| Kenttä | PowerOffice GO | Tripletex | Fiken | Duett | 24SevenOffice | Fortnox |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nimi | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| Puhelinnumero | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| Sähköpostiosoite | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| Y-tunnus | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Vain yritykset | Kyllä |
| Yksityishenkilö/yritys | Kyllä | Kyllä | Vain tuonnissa | Ei | Kyllä | Kyllä |
| Osoite | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| Yhteyshenkilö | Ei | Osittain | Kyllä | Osittain | Vain tuonnissa | Ei |
Huomioitavaa:
- PowerOffice GO ja Fortnox: Yhteyshenkilöä ei synkronoida.
- PowerOffice GO: Vain ensimmäinen osoiterivi haetaan tuonnissa.
- Tripletex: Yhteyshenkilön sähköpostia käytetään muistutusten sähköpostina, kun asiakas lähetetään Tripletexiin, mutta yhteyshenkilöä ei haeta tuonnissa.
- Fiken: Tieto siitä, onko asiakas yksityishenkilö vai yritys, haetaan tuonnissa, mutta sitä ei aseteta, kun asiakas lähetetään Fikeniin.
- Duett: Kaikki asiakkaat tuodaan yrityksinä. Yhteyshenkilön puhelin ja sähköposti synkronoidaan, mutta ei nimeä.
- 24SevenOffice: Yhteyshenkilö haetaan tuonnissa, mutta sitä ei lähetetä 24SevenOfficeen. Yksityishenkilöille ei lähetetä Y-tunnusta, ja nimi jaetaan etu- ja sukunimeen. Viennissä osoiterivit yhdistetään yhdeksi riviksi.
- Sähköposti ohjaa laskun lähetystä: Tripletexissä, PowerOffice GO:ssa ja Duettissa asiakas asetetaan vastaanottamaan lasku sähköpostitse, jos sähköpostiosoite on olemassa.
Tuotteet (vain luku)
AutoReg hakee tuotelistan kirjanpitojärjestelmästäsi, jotta voit valita oikean tuotteen laskuttaessasi. Tuotteita ei tallenneta AutoRegiin - ne haetaan suoraan kirjanpitojärjestelmästä tarvittaessa.
Näin laskut luodaan
Kun olet valmis toimeksiannon kanssa ja haluat lähettää laskun, AutoReg hoitaa työn puolestasi.
Vaihe vaiheelta
Valitset mitä laskutetaan
- Mene asiakkaan sivulle AutoRegissä
- Valitse mitkä kirjaukset (lokit) laskutetaan
- Klikkaa "Luo lasku"
AutoReg kokoaa tiedot
- Kaikki valitsemasi kirjaukset ryhmitellään yhteen
- Hinnat lasketaan automaattisesti tuotteiden perusteella
- PDF-lasku luodaan
Tilaus lähetetään kirjanpitojärjestelmään
- AutoReg luo uuden tilauksen kirjanpitojärjestelmääsi
- PDF-lasku liitetään tilaukseen
- Kirjaukset merkitään "laskutetuiksi" AutoRegissä
Mitä lähetetään kirjanpitojärjestelmään
Kun lasku luodaan, AutoReg lähettää nämä tiedot:
Tilauksen otsikkotiedot:
- Mille asiakkaalle tilaus kuuluu
- Tilauspäivä
- Valuutta (esim. EUR)
- Laskuviite tehtävästä (jos asetettu)
- Heidän viitteensä - asiakkaan ulkoinen tilausnumero tehtävästä (jos asetettu)
Info
Viitekenttiä ei tueta kaikissa järjestelmissä: Tripletex ei toistaiseksi vastaanota viitteitä, ja PowerOffice GO vastaanottaa vain laskuviitteen. Fiken, Duett, 24SevenOffice ja Fortnox vastaanottavat molemmat.
Tilausrivit: Jokaiselle kirjaamallesi tuotetyypille luodaan yksi rivi:
- Tuotenimi ja kuvaus
- Määrä (summattu kaikista kirjauksista)
- Yksikköhinta
- Kokonaissumma
Liite:
- PDF-kopio laskusta
24SevenOffice
PDF:ää ei voi liittää tilaukseen suoraan. Sen sijaan tilaukseen lisätään kommentti, jossa on latauslinkki PDF:ään. Linkki on voimassa 40 päivää.
Esimerkki
Oletetaan, että olet kirjannut työtä asiakkaalle:
- Maanantai: 2 tuntia aurausta
- Tiistai: 3 tuntia aurausta
- Keskiviikko: 1 tunti hiekoitusta
Kun laskutat, saat kaksi riviä kirjanpitojärjestelmään:
- Auraus - 5 tuntia - X €
- Hiekoitus - 1 tunti - Y €
Vinkki
Kirjaukset yhdistetään tuotteittain, joten saat siistin laskun monen pienen rivin sijaan.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä tapahtuu jos vaihdan kirjanpitojärjestelmää?
Voit irrottaa vanhan järjestelmän ja yhdistää uuteen. Asiakkaasi AutoRegissä pysyvät paikoillaan.
Voinko yhdistää useampaan kirjanpitojärjestelmään samanaikaisesti?
Ei, voit olla yhdistettynä vain yhteen kirjanpitojärjestelmään kerrallaan.
Synkronoidaanko laskut takaisin AutoRegiin?
Ei, laskut kulkevat vain yhteen suuntaan - AutoRegistä kirjanpitojärjestelmään. Kun tilaus on luotu kirjanpitojärjestelmässä, loput (lähetys, maksu, muistutukset) hoidetaan siellä.
Mitä tapahtuu hintojen ja arvonlisäveron kanssa?
Hinnat lasketaan AutoRegissä tuoteasetusten perusteella. Arvonlisävero käsitellään automaattisesti tuotteen ALV-koodin perusteella kirjanpitojärjestelmässä.
Voinko muuttaa laskua sen lähettämisen jälkeen?
Ei, kun lasku on luotu kirjanpitojärjestelmässä, mahdolliset muutokset täytyy tehdä siellä. AutoRegissä kirjaukset on merkitty laskutetuiksi eikä niitä voi laskuttaa uudelleen.