Kausisopimus

Huom

Kausisopimus on valinnainen lisämoduuli, joka on aktivoitava yrityksellesi. Ota yhteyttä aktivoidaksesi tämän toiminnon.

Kausisopimus tehdään asiakkaalle. Päätät, kuinka suuri maksu on, kuinka usein se laskutetaan (joka kuukausi, joka 12. kuukausi tai jotain siltä väliltä) ja mitä maksu kattaa. AutoReg pitää kirjaa jaksoista, laskee oikean summan, kun sopimus alkaa tai päättyy kesken jakson, ja näyttää, mitä on katettu, kun luot laskutusperusteen.

Kausisopimus ei ole sama asia kuin ”Kiinteä hinta per kerta”

”Kiinteä hinta per kerta” on toiminnon hintatyyppi: asiakas maksaa kiinteän hinnan joka kerta, kun työ tehdään. Kausisopimus on kiinteä maksu jaksoa tai kautta kohden, riippumatta siitä, kuinka monta kertaa työ tehdään.

Ennen kuin aloitat

• Moduulin Kausisopimus on oltava päällä yrityksessäsi. Jos se ei ole, et näe asiakkaalla välilehteä Kausisopimukset. Ota yhteyttä, niin saat sen päälle.
• Sinulla on oltava rooli Ylläpitäjä. Muut käyttäjät eivät voi nähdä tai muuttaa kausisopimuksia.

Löydä asiakkaan kausisopimukset

1. Napsauta vasemmasta valikosta Asiakkaat
2. Napsauta asiakasta
3. Napsauta välilehteä Kausisopimukset

1. Välilehti Kausisopimukset
2. Uusi kausisopimus: luo uusi sopimus
3. Asiakkaan sopimukset. Avaa sopimus napsauttamalla sitä.

Luettelossa näkyvät nimi, tila, kausi, maksu, kuinka usein laskutetaan ja milloin sopimus on voimassa. Sopimuksen tila voi olla Aktiivinen, Luonnos tai Päättynyt.

Luo kausisopimus

Napsauta Uusi kausisopimus. Lomakkeessa on neljä osaa ylhäältä alas.

1. Mitä maksu kattaa

1. Valitse, mitä maksu kattaa: Kaikki sisältyy, Kiintiö tai Maksu plus kaikki rekisteröinnit. Katso Kattavuus.
2. Jos valitset Kiintiö, kirjoita, kuinka paljon kuhunkin tuotteeseen sisältyy.
3. Lisää tuote lisää tuotteen, jolla on oma kiintiönsä. Voit myös lisätä yhteisen kiintiön kaikille muille tuotteille.

Anna sopimukselle myös Nimi lomakkeen yläosassa, esimerkiksi ”Talvi 2026/27”.

2. Missä ja milloin se on voimassa

Valitse Katetut tehtävät: kiinteistöt, joita sopimus koskee. Sinun on valittava vähintään yksi.

Tehtävä voi kuulua vain yhteen aktiiviseen sopimukseen kerrallaan. Talvisopimuksella ja kesäsopimuksella voi silti olla sama tehtävä, koska ne eivät ole voimassa samaan aikaan. Katso Talvi- ja kesäsopimus.

3. Maksu ja laskutus

1. Kausi: valitse Koko vuosi tai Kausi-ikkuna, jos sopimus koskee vain osaa vuodesta. Katso Kausi-ikkuna.
2. Valmiit vaihtoehdot Talvi 01.11–30.04 ja Kesä 01.05–31.10
3. Alkaa ja Päättyy: milloin sopimus on voimassa. Jätä Päättyy tyhjäksi, jos sopimuksen on oltava voimassa, kunnes lopetat sen.
4. Maksu ja laskutus:
   • Laskutusväli (kuukausia): kuinka usein maksu laskutetaan, 1–12 kuukauden välein.
   • Laskutusajankohta: Ennakkoon maksettu tarkoittaa, että maksu laskutetaan jakson ensimmäisenä päivänä. Jälkikäteen maksettu tarkoittaa, että se laskutetaan jakson päättymistä seuraavana päivänä.
   • Maksu per laskutuskausi: kunkin jakson summa. Kausi-ikkunan kanssa kentän nimi on Maksu per kausi, ja summa on koko kauden hinta.
   • ERP-tuote maksulinjalle: kirjanpitojärjestelmän tuote, jolle maksu kirjataan. Näkyy vain, jos yrityksellä on kirjanpitojärjestelmä, joka tukee sitä.
5. Mitä laskutetaan: jaksot, summat ja eräpäivät sellaisina kuin ne ovat, kun tallennat.

4. Sisältyvä työ

Tämä osa näkyy vain, kun sopimus voi kattaa työtä (Kaikki sisältyy tai Kiintiö).

1. Milloin kiintiö alkaa alusta? Katso Milloin kiintiö alkaa alusta?.
2. Näytä sisältyvä työ [sisältyy] laskuliitteessä: liitteessä katetun työn kohdalla lukee [sisältyy] summan sijaan.
3. Luo ja aktivoi: sopimus tallennetaan ja on voimassa heti.
4. Tallenna luonnoksena: sopimus tallennetaan, mutta se ei ole vielä voimassa.

Luonnosta ei koskaan laskuteta, eikä se kata mitään työtä. Kun haluat sen voimaan, napsauta sopimusluettelossa Aktivoi.

Kattavuus: mitä maksu kattaa?

Vaihtoehto	Mitä se tarkoittaa
Kaikki sisältyy	Maksu kattaa kaiken työn sopimuksen tehtävissä. Mitään ei laskuteta lisäksi.
Kiintiö	Maksu kattaa sovitun määrän, esimerkiksi 10 aurausta. Kiintiön ylittävä osa laskutetaan normaalihintaan.
Maksu plus kaikki rekisteröinnit	Maksu on kiinteä kustannus, esimerkiksi päivystyksestä. Kaikki työ laskutetaan lisäksi tavalliseen tapaan.

Kiintiö-vaihtoehdossa asetat kiintiön tuotekohtaisesti. Voit esimerkiksi asettaa 10 aurauksen kiintiön ja laskuttaa hiekoituksen tavalliseen tapaan.

Voit myös lisätä yhteisen kiintiön kaikille muille tuotteille. Se näkyy rivinä Kaikki muut tuotteet ja koskee kaikkia tuotteita, joilla ei ole omaa riviä. Jos tuotteella on oma rivi, tuotteeseen sovelletaan sitä riviä.

Sarakkeessa Kattavuus voit valita kullekin tuotteelle Sisältyy, Kiintiö tai Laskutettava.

Näin kiintiö lasketaan

• Kiintiö laskee käyntejä. Yksi käynti on yksi matka yhdellä kiinteistöllä yhdelle tuotteelle. Auraus ja hiekoitus samalla matkalla ovat siis kaksi käyntiä. Jos samalla matkalla on useita kuljettajia, se lasketaan silti yhdeksi käynniksi.
• Tuotteet, joiden hintatyyppi on ”Hinta per yksikkö” (esimerkiksi suola kiloina tai hiekka tonneina), laskevat määrän käyntien sijaan. Jos levität 0,4 tonnia, kiintiöstä käytetään 0,4. Tällaiset tuotteet eivät koskaan kuulu Kaikki muut tuotteet -kiintiöön; niillä on oltava oma rivinsä. Vain näillä riveillä voi olla desimaaleja (enintään kaksi). Muut rivit laskevat kokonaisia käyntejä.
• Ohitettuja tehtäviä ei lasketa mukaan. Ei myöskään rekisteröintejä, joita ei ole hyväksytty tai joita ei laskuteta.
• Kiintiö on yhteinen kaikille sopimuksen tehtäville, myös kun sopimus koskee useita kiinteistöjä. Jos haluat jokaiselle kiinteistölle oman kiintiön, tee yksi sopimus kiinteistöä kohden.
• Kiintiötä käytetään siinä järjestyksessä, jossa matkat ajettiin.
• Jos kiintiötä ei ole jäljellä kokonaiseen rekisteröintiin, koko rekisteröinti laskutetaan. Jäljellä oleva kiintiö voidaan käyttää myöhemmin pienempään rekisteröintiin.
• Se, mihin jaksoon tai kauteen työ kuuluu, ratkeaa työn tekopäivän mukaan, ei laskun päivämäärän.

Milloin kiintiö alkaa alusta?

Kohdassa Sisältyvä työ valitset, milloin kiintiö alkaa alusta:

• Ei koskaan: yksi kiintiö koko sopimuskaudelle: koko sopimus jakaa yhden kiintiön. Jos sopimuksella on kausi-ikkuna, vaihtoehdon nimi on Joka kausi, ja kiintiö alkaa alusta joka kausi.
• Jokainen laskutuskausi: kiintiö alkaa alusta jokaisessa jaksossa.

Valinta koskee kaikkia sopimuksen kiintiöitä, myös Kaikki muut tuotteet. Vaihtoehtojen alla näet aikajanan, joka näyttää, kuinka paljon kuhunkin jaksoon tai kauteen sisältyy.

Uudet sopimukset saavat yrityksen oletusvalinnan (katso Yrityksen oletukset). Voit muuttaa sitä jokaisessa sopimuksessa.

Jaksot ja suhteutettu laskenta

AutoReg jakaa sopimuksen jaksoihin kalenterikuukausien mukaan. Kun laskutusväli on 2 kuukautta ja alku 1. marraskuuta, jaksot ovat marras–joulukuu, tammi–helmikuu ja niin edelleen.

• Jos sopimus alkaa kuukauden 1. päivänä (tai kauden ensimmäisenä päivänä), asiakas maksaa ensimmäisestä jaksosta täyden maksun.
• Jos sopimus alkaa kesken jakson, asiakas maksaa vain niistä päivistä, joina sopimus on voimassa. Jos sopimus alkaa 15. marraskuuta ja jakso kestää 31. joulukuuta asti, asiakas maksaa 47 päivästä 61:stä.
• Jos sopimus päättyy kesken jakson, viimeinen jakso lasketaan samalla tavalla päivien mukaan.

Päivien mukaan lasketut jaksot on merkitty laskutettaessa merkinnällä Suhteutettu.

Jos muutat sopimusta, vain laskuttamattomat jaksot lasketaan uudelleen. Laskutetut jaksot pysyvät ennallaan.

Takautuva alku

Voit antaa sopimukselle menneisyydessä olevan alkamispäivän. Ratkaisevaa on alkamispäivä, ei päivä, jona luot sopimuksen.

Esimerkki: Luot sopimuksen joulukuussa, ja alkamispäivä on 1. marraskuuta. Asiakasta laskutetaan silloin 1. marraskuuta alkaen, ja ensimmäisestä jaksosta peritään täysi maksu.

Jos alkamispäivä on kaukana menneisyydessä, useita jaksoja voi erääntyä kerralla. Lomake varoittaa siitä ennen tallennusta ja näyttää, kuinka monesta jaksosta ja kuinka suuresta summasta on kyse. Erääntyneet jaksot otetaan mukaan, kun seuraavan kerran laskutat asiakasta.

Kausi-ikkuna

Kausi-ikkuna on osa vuotta, joka toistuu joka vuosi, esimerkiksi 01.11–30.04 talvelle. Sopimus on voimassa vain ikkunan sisällä. Talvisopimusta ei siis laskuteta eikä käytetä kesällä.

• Sekä ensimmäinen että viimeinen päivä kuuluvat ikkunaan.
• Ikkuna voi jatkua vuodenvaihteen yli.
• Et voi käyttää päivää 29. helmikuuta.
• Ikkuna ei voi kattaa koko vuotta. Valitse silloin Koko vuosi.

Ilman kausi-ikkunaa (Koko vuosi) sopimus on voimassa koko vuoden. Ilman päättymispäivää sopimus jatkuu vuodesta toiseen.

Maksu per kausi

Kausi-ikkunan kanssa maksu on yhden kokonaisen kauden hinta. AutoReg jakaa kauden jaksoihin laskutusvälin mukaan ja jakaa maksun tasan jaksoille.

• Summat pyöristetään senttiin. Ylijäämä lisätään viimeiseen jaksoon, jotta summa on aina sama kuin maksu.
• Kauden ulkopuolella ei luoda jaksoja eikä maksua. Jos sopimuksen alkamispäivä on kauden ulkopuolella, se alkaa seuraavan kauden alussa.
• Jos sopimus alkaa tai päättyy kesken jakson, jakso lasketaan päivien mukaan, kuten muulloinkin.

Esimerkki

Kausi-ikkuna 01.11–30.04, maksu 18 000 NOK per kausi ja laskutusväli 2 kuukautta. Joka talvi sopimuksella on kolme jaksoa (marras–joulukuu, tammi–helmikuu ja maalis–huhtikuu), ja kustakin laskutetaan 6 000 NOK. Kesällä ei laskuteta mitään. Tämä on se esimerkki, jonka näet yllä olevassa kuvakaappauksessa.

Työ kauden ulkopuolella

Kauden ulkopuolella tehty työ ei kuulu sopimuksen piiriin. Se laskutetaan normaalihintaan, kuten asiakkaalta, jolla ei ole sopimusta.

Kiintiö kausittain

Jos sopimuksella on kausi-ikkuna ja kiintiön asetus on Joka kausi, kiintiö alkaa alusta joka kausi.

Talvi- ja kesäsopimus

Samalla kiinteistöllä (tehtävällä) voi olla talvisopimus ja kesäsopimus, kunhan kaudet eivät mene päällekkäin. Kaksi sopimusta samalla tehtävällä ei voi olla voimassa samaan aikaan.

Kausi-ikkunan muuttaminen

Kun jakso on laskutettu tai kiintiöstä on käytetty jotain, et voi enää muuttaa kausi-ikkunaa. Lopeta silloin sopimus ja tee uusi.

Sopimuksen tarkastelu ja muuttaminen

Avaa sopimus napsauttamalla sitä luettelossa. Näet saman lomakkeen kuin sitä luodessasi, ja lisäksi tämän:

1. Varoitus, jos jaksoja on jo erääntynyt. Ne otetaan mukaan, kun seuraavan kerran laskutat asiakasta.
2. Jaksot ja kunkin tila, esimerkiksi Erääntynyt (valmis laskutettavaksi) tai Tuleva (ei vielä erääntynyt).
3. Kiintiön käyttö: kuinka paljon kiintiöstä on käytetty tähän mennessä. Tässä näkyy vain jo laskutettu.
4. Lopeta sopimus: katso Sopimuksen lopettaminen.

Napsauta Tallenna, kun olet muuttanut jotain.

Sopimuksen lopettaminen

1. Avaa sopimus
2. Napsauta Lopeta sopimus
3. Valitse Päättymispäivä ja napsauta Lopeta sopimus

Kun sopimus on lopetettu:

• Jaksot päättymispäivään asti voidaan edelleen laskuttaa.
• Jakso, johon päättymispäivä osuu, lyhenee ja lasketaan päivien mukaan.
• Päättymispäivän jälkeiset jaksot poistetaan.
• Jo laskutettuja jaksoja ei muuteta.

AutoReg ei hyvitä laskutettuja jaksoja

Jos lopetat sopimuksen kesken jo laskutetun jakson, AutoReg ei luo hyvityslaskua. Jos asiakkaalle kuuluu palautus, hoidat sen kirjanpitojärjestelmässä. Kun lopetat sopimuksen, AutoReg näyttää, mitkä laskutetut jaksot ulottuvat päättymispäivän yli ja suunnilleen kuinka suuri osa niistä koskee päättymispäivän jälkeisiä päiviä.

Sopimusta, joka on laskutettu tai jonka kiintiöstä on käytetty jotain, ei voi poistaa. Lopeta se sen sijaan. Muut sopimukset voit poistaa painikkeella Poista.

Laskutus

Kausisopimuksia ei laskuteta automaattisesti. Luot laskutusperusteen tavalliseen tapaan asiakkaalta tai monelle asiakkaalle kerralla Massalaskutuksella.

1. Napsauta vasemmasta valikosta Laskutus
2. Valitse asiakas luettelosta Asiakkaat

1. Kausisopimuskiintiöt: kuinka paljon kustakin kiintiöstä on käytetty. Näet tiedot napsauttamalla korttia. Palkki näyttää, mitä Aikaisemmat laskutusperusteet ovat käyttäneet ja mitä Tämä lasku tulee käyttämään.
2. Sopimuksen kattama työ on merkitty Sisältyy. Jos vain osa rivistä on katettu tai kiintiö on käytetty loppuun, rivi on merkitty Laskutettava, ja rivin hinta on vain se osa, jota ei ole katettu. ”Hinta per yksikkö” -tuotteiden määrä näytetään desimaaleina, esimerkiksi ”0,4 / 1 yksikköä sisältyy”.
3. Kausisopimusmaksut: erääntyneet maksut. Valitse jaksot, jotka otetaan mukaan laskulle. Päivien mukaan lasketut jaksot on merkitty Suhteutettu.
4. Summa lasketaan näin:
   • Rekisteröinnit (listahinta): kaikki valittu työ normaalihintaan,
   • miinus Sisältyy kausisopimuksiin: mitä maksu kattaa,
   • on yhtä kuin Laskutettavat rekisteröinnit,
   • plus Kausisopimusmaksut: valitsemasi maksut,
   • on yhtä kuin Laskutettava summa.
5. Luo laskutuspohja

Esimerkki kuvakaappauksesta

Taloyhtiöllä on talvisopimus, johon sisältyy 20 aurausta kaudessa. Yksi auraus maksaa 500 NOK, joten maksuksi on asetettu 20 × 500 NOK = 10 000 NOK kaudessa. Tänä talvena on aurattu 29 kertaa: 14 500 NOK normaalihintaan. Sopimus kattaa 20 aurausta (10 000 NOK), ja kiintiön ylittävät 9 laskutetaan: 4 500 NOK. Kausimaksun kanssa laskutettava summa on 4 500 NOK + 10 000 NOK = 14 500 NOK. (Rekisteröintien määrä voi olla suurempi kuin Määrä, koska useampi rekisteröinti samalla matkalla lasketaan yhdeksi käynniksi.)

Asiakas, jolla on vain erääntynyt maksu eikä työtä, voidaan laskuttaa pelkästä maksusta.

Hyvä tietää:

• Katettu osuus lasketaan uudelleen, kun napsautat Luo laskutuspohja. Jos olet valinnut vain osan riveistä, laskun summa voi siksi poiketa hieman esikatselussa näkyvästä summasta.
• Kiintiö katsotaan käytetyksi vasta, kun laskutusperuste luodaan, ei silloin, kun katsot esikatselua.
• Jos kumoat tai poistat laskutusperusteen, kiintiö saa tilan takaisin ja jaksot erääntyvät uudelleen. Katso Kumoa.
• Kirjanpitojärjestelmässä maksu on yksi rivi, jonka määrä on 1. Sopimuksen kattamaa työtä ei koskaan lähetetä kirjanpitojärjestelmään. Vain maksu ja se, mikä todella laskutetaan, lähetetään.

Myöhään rekisteröity työ

Jos työtä tulee jakson laskuttamisen jälkeen, jo laskutettua ei muuteta:

• Jos kiintiössä on vielä tilaa, työ katsotaan sisältyväksi.
• Jos tilaa ei ole, se laskutetaan seuraavalla laskutusperusteella.

Rajoitukset

• Tehtävät, jotka on merkitty ”ei laskuteta”, eivät käytä kiintiötä. Tällaisten tehtävien laskutusperusteeseen ei myöskään oteta maksuja.

Maksujen indeksisäätö

Voit säätää kaikkien kausisopimusten maksua kerralla, esimerkiksi kun hinnat nousevat vuodenvaihteessa. Katso myös toimintojen hinnan indeksointi.

1. Napsauta vasemmasta valikosta Asetukset
2. Napsauta Toiminnot ja avaa toiminto
3. Napsauta kohdassa Toiminnon indeksiin perustuva hinnansäätö painiketta Indeksisäädä kausisopimukset
4. Valitse Prosentuaalinen muutos tai Muutos arvossa (kiinteä summa), kirjoita luku ja napsauta Säädä maksuja

• Muutos koskee kaikkia yrityksen kausisopimuksia: aktiivisia, luonnoksia ja päättyneitä. Sillä ei ole merkitystä, minkä toiminnon avasit.
• Kaikki jaksot, joita ei ole vielä laskutettu, saavat uuden maksun, myös jo erääntyneet jaksot.
• Laskutetut jaksot säilyttävät summansa.
• Toimintojen ja tehtävien hintoja ei muuteta.

Yrityksen oletukset

Voit päättää, millä asetuksilla uudet kausisopimukset alkavat:

1. Napsauta vasemmasta valikosta Asetukset
2. Etsi osio Kausisopimukset

1. Asetukset
2. Kausisopimukset: valitse, milloin kiintiö alkaa alusta ja näytetäänkö sisältyvä työ laskuliitteessä merkinnällä [sisältyy]. Napsauta Tallenna.

Oletuksia käytetään vain uusissa sopimuksissa. Olemassa olevat sopimukset säilyttävät omat valintansa.