Sähköpostisäännöt

Johdanto

Tämä järjestelmä mahdollistaa automaattisten sähköpostiviestien lähettämisen asiakkaille, kun tietyt tapahtumat tapahtuvat Esteiden, Poikkeamien tai Tehtävien kanssa. Järjestelmä voi lähettää sähköpostiviestejä kun poikkeaman tila muuttuu, kun uusia asiakirjoja luodaan, tai kun tehtävät suoritetaan kentällä. Kaikki raportit lähetetään automaattisesti asiakkaan yhteyshenkilöille.

Mitä voit tehdä sähköpostisäännöillä?

Sähköpostisäännöt mahdollistavat:

• Automaattisten ilmoitusten lähettämisen asiakkaille, kun jotain tärkeää tapahtuu
• Ilmoittamisen kun tehtävät suoritetaan kentällä (lumenaurausta, huoltoa, jne.)
• Tiedottamisen poikkeamien ja esteiden tilamuutoksista
• Ilmoittamisen kun uusia asiakirjoja/poikkeamia luodaan
• Tarkan määrittelyn siitä, milloin sähköpostiviestit lähetetään
• Raportissa sisällytettävän tiedon valitsemisen
• Henkilökohtaisen viestin kirjoittamisen, joka liitetään raporttiin
• Lähettämisen useille vastaanottajille samanaikaisesti
• Täydellisen lokin näkemisen kaikista lähetetyistä sähköpostiviesteistä
• Asiakkaalle lähetettyjen PDF-raporttien lataamisen

Näin se toimii (yleiskatsaus)

1. Luo sääntö
   • Valitse tyyppi
   • Milloin
   • Kuka
2. Tapahtuma sattuu
   • Tehtävä suoritetaan
   • Tila muuttuu
   • Asiakirja luodaan
3. Sähköposti lähetetään
   • Sähköposti + raportti
4. Katso lokista
   • Kuka?
   • Milloin?
   • Lataa

Kaikki lähetetyt sähköpostiviestit tallennetaan automaattisesti viestilokiin, jotta voit aina:

• ✓ Nähdä kuka on vastaanottanut mitkä sähköpostiviestit
• ✓ Nähdä tarkalleen milloin sähköpostiviestit lähetettiin
• ✓ Ladata ja katsoa lähetetyt PDF-raportit

Vaihe vaiheelta: Uuden sähköpostisäännön luominen

1. Siirry asiakkaaseen

• Siirry järjestelmän asiakaslistaukseen
• Etsi ja klikkaa asiakasta, jolle haluat määrittää sähköpostisääntöjä
• Valitse "Sähköpostiraportti"

2. Luo uusi sääntö

Klikkaa painiketta "Uusi sääntö"

3. Yleiset asetukset

Käytössä/Ei käytössä

• Ensimmäinen valinta on, pitäisikö säännön olla aktiivinen vai ei
• Voit luoda säännön ja jättää sen pois käytöstä, kunnes olet valmis ottamaan sen käyttöön
• Tämä on hyödyllistä, jos haluat valmistella sääntöjä etukäteen

Tyyppi

Valitse tapahtumatyyppi, joka laukaisee sähköpostiviestin:

• Poikkeamat: Raportoiduille poikkeamille/virheille
• Esteet: Työtä estäville esteille
• Tehtävät: Kentällä suoritettaville tehtäville (lumenaurausta, huoltoa, jne.)

Milloin sähköpostiviesti lähetetään?

Tämä on säännön tärkein osa. Tässä määrität, mikä laukaisee sähköpostiviestin lähettämisen.

Asetus riippuu valitsemastasi tapahtumasta:

📋 Poikkeamille ja Esteille:

Rakennat säännön kolmessa osassa:

Osa 1: Valitse mitä haluat valvoa

• Tila: Valvoo muutoksia tilakentässä (yleisimmin käytetty)
• Asiakirjat: Valvoo uusien asiakirjojen luomista

Osa 2: Valitse muutoksen tyyppi

• Jos valitsit "Tila":

  • Muuttuu tilaan: Sähköpostiviesti lähetetään, kun tila MUUTTUU tiettyyn arvoon
    • Esimerkki: Lähetä sähköposti, kun tila muuttuu tilaan "Suljettu"
  • Muuttuu tilasta: Sähköpostiviesti lähetetään, kun tila muuttuu POIS tietystä arvosta
    • Esimerkki: Lähetä sähköposti, kun jokin ei ole enää "Odottaa"

• Jos valitsit "Asiakirjat":

  • On: Sähköpostiviesti lähetetään kun tapahtuma sattuu
    • Esimerkki: Lähetä sähköposti kun uusi asiakirja luodaan

Osa 3: Valitse tila-arvo/tapahtuma

• Tilalle: Valitse mikä tila laukaisee säännön:

  • Odottaa
  • Käsitellään
  • Korkea prioriteetti
  • Matala prioriteetti
  • Lähetetty ulkoisesti
  • Suljettu

• Asiakirjoille:

  • Luotu - laukeaa kun uusi asiakirja luodaan

✅ Tehtäville:

Tehtäville asetus on yksinkertaisempi - sähköpostiviesti lähetetään automaattisesti kun tehtävä suoritetaan:

• Milloin se laukeaa: Työntekijä merkitsee tehtävän suoritetuksi kentällä
• Viive: 15 minuuttia ennen sähköpostin lähettämistä
• Miksi viive?: Jos tehtävä käynnistetään uudelleen 15 minuutin sisällä, sähköpostia ei lähetetä ennen kuin se lopetetaan uudelleen, tämä välttääkseen sähköpostin lähettämisen liian aikaisin
• Sisältö: Sähköpostiviesti sisältää tehtävän nimen, suoritetun toiminnon ja suoritusajankohdan

Lähetä osoitteeseen

• Kirjoita vastaanottajien sähköpostiosoitteet
• Voit lisätä useita sähköpostiosoitteita
• Klikkaa "Lisää" lisätäksesi lisää vastaanottajia
• Jokainen vastaanottaja saa saman sähköpostiviestin

4. Viesti

Tähän kirjoitat viestin, jonka asiakas vastaanottaa sähköpostiviestissä:

• Kirjoita henkilökohtainen ja informatiivinen teksti
• Selitä mitä raportti sisältää
• Voit käyttää markdown-muotoilua tekstin kaunistamiseen:
  • **lihavoitu teksti** lihavoidulle tekstille
  • *kursivoitu* kursivoidulle tekstille
  • # Otsikko otsikoille
  • Luettelomerkit - merkkiä käyttäen jokaisen rivin edessä

Esimerkki viestistä:

N

Nord Anlegg AS

Storgata 12 - Poikkeamaraportti

report.pdf

Nord Anlegg AS

Sähköpostiraportti yritykseltä Nord Anlegg AS

Liitteenä on tapahtumaraportti, päivätty 05.10.2026 14:32

Viesti

Hei,

Tämä on automaattinen raportti nyt suljetusta poikkeamasta.

Liitteenä löydät yksityiskohtaisen yhteenvedon kaikesta oleellisesta tiedosta.

Ystävällisin terveisin, [Yrityksen nimi]

Tämä raportti on luotu automaattisesti. Jos et halua enää vastaanottaa näitä sähköposteja, ota yhteyttä Nord Anlegg AS

© 2026 AutoReg. Kaikki oikeudet pidätetään.

5. Asettelu ja kenttävalinta

Tässä valitset mitä tietoja sisällytetään asiakkaalle lähetettävään PDF-raporttiin.

Saatavilla olevat kentät:

• ☑ Tehtävän nimi
• ☑ Asiakkaan nimi
• ☑ Luontipäivä
• ☑ Luoja
• ☑ Sijainti/paikka
• ☑ Tien nimi - vain Norjalle
• ☑ Tien numero - vain Norjalle
• ☑ Tila
• ☑ Kuvaus
• ☑ Kategoria
• ☑ Kuva

Vinkit:

• Jos et valitse kenttiä, kaikki kentät sisällytetään automaattisesti
• Valitse vain ne kentät, jotka ovat oleellisia asiakkaalle
• Vähemmän tietoa = helpommin luettava raportti asiakkaalle

6. Tallenna sääntö

Kun olet tyytyväinen kaikkiin asetuksiin, klikkaa "Tallenna".

Esimerkkejä tyypillisistä sähköpostisäännöistä

Esimerkki 1: Ilmoita asiakkaalle kun poikkeama suljetaan

• Tyyppi: Poikkeamat
• Milloin: Tila → Muuttuu tilaan → Suljettu
• Lähetä osoitteeseen: asiakas@esimerkki.fi
• Viesti: "Poikkeama on nyt suljettu. Katso liitteenä oleva raportti yksityiskohdista."

Esimerkki 2: Ilmoita korkean prioriteetin esteistä

• Tyyppi: Esteet
• Milloin: Tila → Muuttuu tilaan → Korkea prioriteetti
• Lähetä osoitteeseen: projektipäällikkö@asiakas.fi, tekninen@asiakas.fi
• Viesti: "Este on saanut korkean prioriteetin ja vaatii välitöntä huomiota."

Esimerkki 3: Ilmoita kun työ alkaa

• Tyyppi: Poikkeamat
• Milloin: Tila → Muuttuu tilaan → Käsitellään
• Lähetä osoitteeseen: yhteyshenkilö@asiakas.fi
• Viesti: "Olemme aloittaneet työskentelyn tämän poikkeaman parissa."

Esimerkki 4: Ilmoita kun tehtävä suoritetaan ⭐

• Tyyppi: Tehtävät
• Milloin: Automaattisesti kun tehtävä suoritetaan
• Lähetä osoitteeseen: kiinteistönhoitaja@asiakas.fi
• Viesti: "Tehtävä on suoritettu kiinteistössäsi. Katso liitteenä oleva raportti yksityiskohdista suoritetusta työstä."
• Erityistä: Sähköpostiviesti lähetetään 15 minuuttia suorituksen jälkeen, jotta työntekijät voivat korjata mahdolliset virheet ennen asiakkaan ilmoittamista

Esimerkki 5: Ilmoita kun uusia poikkeamia luodaan

• Tyyppi: Poikkeamat
• Milloin: Asiakirjat → On → Luotu
• Lähetä osoitteeseen: laatuvastaava@asiakas.fi
• Viesti: "Uusi poikkeama on rekisteröity ja vaatii huomiotasi."

Olemassa olevien sääntöjen muokkaaminen

1. Siirry asiakaslistaukseen
2. Valitse asiakas
3. Siirry kohtaan "Automaattinen sähköposti"
4. Klikkaa sääntöä, jota haluat muuttaa
5. Tee halutut muutokset
6. Klikkaa "Tallenna" jokaiselle muokkaamallesi osiolle

Katso loki lähetetyistä sähköpostiviesteistä

Järjestelmä lokittaa automaattisesti kaikki lähetetyt sähköpostiviestit, jotta näet täydellisen yhteenvedon siitä, mitä on lähetetty ja kenelle.

Avaa viestiloki

On kaksi tapaa päästä viestilokiin:

Tapa 1: Asiakkaan Sähköpostiraportti-sivulta

1. Siirry järjestelmän asiakaslistaukseen
2. Valitse asiakas, jonka sähköpostilokin haluat nähdä
3. Siirry kohtaan "Automaattinen sähköposti" tai vastaava valikkovaihtoehto
4. Klikkaa painiketta "Viestilokit"

Mitä viestiloki näyttää?

Viestiloki näyttää taulukon seuraavilla tiedoilla:

Sarake	Kuvaus
Lähetetty osoitteeseen	Sähköpostiosoite/osoitteet, jotka vastaanottivat sähköpostiviestin
Tehtävän nimi	Säännön/tehtävän nimi, joka laukaisi sähköpostiviestin
Lataa liite	Linkki lähetetyn PDF-raportin lataamiseen
Lähetetty	Päivämäärä ja aika, jolloin sähköpostiviesti lähetettiin (muoto: PP.KK.VVVV TT:mm)

Lataa lähetetyt raportit

Viestilokista voit:

• Ladata PDF-raportit jotka lähetettiin asiakkaalle
• Nähdä tarkalleen mitä asiakas vastaanotti
• Käyttää tätä varmistaaksesi, että oikeat tiedot lähetettiin

Näin teet:

1. Löydä sähköpostiviesti, jonka haluat nähdä lokista
2. Klikkaa linkkiä sarakkeessa "Lataa liite"
3. PDF-raportti avautuu tai latautuu tietokoneellesi

Viestilokin käyttö

Viestiloki on hyödyllinen:

• ✅ Varmistaaksesi että sähköpostiviestit lähetettiin - Tarkista lähettiinkö sähköpostiviesti todella
• ✅ Nähdäksesi milloin sähköpostiviestit lähetettiin - Selvitä tarkka lähetysaika
• ✅ Tarkistaaksesi vastaanottajat - Tarkista että oikeat henkilöt saivat sähköpostiviestin
• ✅ Nähdäksesi sisällön - Lataa ja lue lähetetty raportti
• ✅ Vianetsintään - Jos asiakas sanoo, ettei ole saanut sähköpostia, voit tarkistaa lähettiinkö se
• ✅ Dokumentoidaksesi viestintää - Pidä yleiskatsaus kaikesta automaattisesta viestinnästä asiakkaan kanssa

Vinkkejä lokin käyttöön

💡 Tarkista loki säännöllisesti kun ensin määrität uusia sääntöjä varmistaaksesi, että kaikki toimii odotetulla tavalla

💡 Vertaa asiakkaan palautteeseen - Jos asiakas sanoo, ettei ole vastaanottanut sähköpostia, tarkista lokista lähettiinkö se järjestelmästäsi

💡 Lataa raportit nähdäksesi tarkalleen mitä asiakas vastaanotti, erityisesti jos heillä on kysymyksiä sisällöstä

Tärkeitä vinkkejä

✓ Tee näin:

• Testaa sääntö perusteellisesti ennen kuin aktivoit sen tärkeille asiakkaille
• Kirjoita selkeitä viestejä jotka selittävät mitä asiakas vastaanottaa
• Valitse oleelliset kentät jotka antavat asiakkaalle hyödyllistä tietoa
• Käytä kuvaavia nimiä säännöille (vaikka järjestelmä ei näytä nimikenttää, ole johdonmukainen)
• Tarkista viestiloki säännöllisesti varmistaaksesi, että sähköpostiviestit lähetetään odotetulla tavalla

✗ Vältä tätä:

• Älä lähetä liikaa sähköpostiviestejä - ole valikoiva sen suhteen, mitkä tapahtumat laukaisevat sähköpostiviestejä
• Älä sisällytä arkaluonteista tietoa joka ei ole tarkoitettu asiakkaalle
• Älä unohda testata - lähetä testisähköposti ensin itsellesi
• Älä anna kaikkien sääntöjen olla aktiivisina samanaikaisesti jos ne menevät päällekkäin

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Voinko lähettää useille vastaanottajille?

Kyllä, voit lisätä niin monta sähköpostiosoitetta kuin haluat "Lähetä osoitteeseen" -kenttään.

Voinko luoda useita sääntöjä samalle asiakkaalle?

Kyllä, voit luoda niin monta sääntöä kuin tarvitset. Jokainen sääntö voi valvoa eri tapahtumia.

Mitä tapahtuu jos muokkaan sääntöä?

Muutos astuu voimaan välittömästi. Tulevat tapahtumat käyttävät uusia asetuksia.

Voinko testata sääntöä ennen sen aktivointia?

Voit luoda säännön pois käytöstä, sitten aktivoida sen kun tapahtuma tulee sattumaan, ja poistaa sen uudelleen käytöstä sen jälkeen. Tai voit testata sisäisellä sähköpostiosoitteella ensin.

Entä jos sähköpostiviesti ei saavu perille?

Tarkista viestiloki nähdäksesi lähettiinkö sähköpostiviesti järjestelmästä. Jos se lähetettiin, ongelma voi olla vastaanottajan sähköpostipalvelimessa tai roskapostisuodattimessa. Pyydä vastaanottajaa tarkistamaan roskapostikansio.

Kuinka kauan sähköpostilokia säilytetään?

Kaikki lähetetyt sähköpostiviestit tallennetaan pysyvästi viestilokiin, jotta voit aina palata katsomaan mitä lähetettiin.

Voinko nähdä lähetetyn PDF-raportin?

Kyllä! Viestilokissa voit klikata "Lataa liite" ladataksesi ja nähdäksesi tarkan PDF-raportin, joka lähetettiin asiakkaalle.

Miksi lokissa ei ole sähköpostiviestejä?

Syitä voi olla useita:

• Sääntö ei ole aktivoitu
• Mikään tapahtuma ei ole vielä laukaissut sääntöä
• Säännön kriteerit eivät vastaa tapahtuneita tapahtumia
• Tarkista että sääntö on oikein määritetty

Miksi tehtävän suorittamisesta lähetettävissä sähköpostiviesteissä on viive?

Tehtävien sähköpostiviesteissä on 15 minuutin viive, jotta työntekijöillä on aikaa korjata mahdolliset virheet ennen asiakkaan ilmoittamista. Tämä varmistaa, että asiakkaalle lähetettävät tiedot ovat oikein. Jos tehtävä käynnistetään uudelleen näiden 15 minuutin aikana, sähköpostiviesti peruutetaan automaattisesti.

Voinko saada sähköpostin välittömästi kun tehtävä suoritetaan?

Ei, 15 minuutin viive on kiinteä tehtävien suorittamisessa laatusyistä. Poikkeamille ja esteille sähköpostiviestit lähetetään välittömästi kun säännön kriteerit täyttyvät.

Mikä on ero "Tila" ja "Asiakirjat" -laukaisijan välillä?

V:

• Tila: Lähettää sähköpostin kun olemassa olevan poikkeaman/esteen tila muuttuu (esim. "Käsitellään" tilasta "Suljettu")
• Asiakirjat: Lähettää sähköpostin kun kokonaan uusi poikkeama/este luodaan järjestelmään

Lähettääkö järjestelmä päällekkäisiä sähköpostiviestejä jos minulla on useita sääntöjä?

Jokainen sääntö toimii itsenäisesti. Jos sinulla on kaksi sääntöä, jotka molemmat vastaavat samaa tapahtumaa, molemmat säännöt lähettävät sähköpostiviestejä. Tehtäville on sisäänrakennettu suojaus päällekkäisyyttä vastaan - vain yksi sähköpostiviesti lähetetään tehtävän suoritusta kohti, vaikka sääntöjä olisi useita.

Voinko lähettää sähköpostiviestejä vanhoista tapahtumista?

Ei, järjestelmä lähettää sähköpostiviestejä vain kun uusia muutoksia tapahtuu sen jälkeen, kun sääntö on luotu ja aktivoitu.

Tuki ja vianetsintä

Jos sinulla on ongelmia sähköpostisääntöjen määrittämisessä:

Ennen kuin otat yhteyttä tukeen:

1. Tarkista että kaikki kentät on täytetty oikein

   • Onko sääntö aktivoitu?
   • Ovatko sähköpostiosoitteet oikein?
   • Ovatko säännön kriteerit oikein määritetty?

2. Tarkista viestiloki

   • Siirry kohtaan "Viestilokit" asiakkaalle
   • Katso onko sähköpostiviestejä lähetetty
   • Lataa PDF-raportti nähdäksesi mitä lähetettiin

3. Testaa sääntö

   • Käytä sisäistä sähköpostiosoitetta ensin
   • Laukaise säännön kriteerit manuaalisesti (esim. muuta tilaa)
   • Tarkista loki muutaman minuutin kuluttua

Yleiset ongelmat ja ratkaisut:

Ongelma: Sähköpostiviestejä ei lähetetä

• ✓ Tarkista että sääntö on aktivoitu (vihreä valintamerkki)
• ✓ Varmista että tapahtuma todella vastaa säännön kriteerejä
• ✓ Tarkista että sähköpostiosoitteet on kirjoitettu oikein

Ongelma: Asiakas sanoo, ettei ole vastaanottanut sähköpostiviestiä

• ✓ Tarkista viestiloki - lähettiinkö sähköpostiviesti järjestelmästä?
• ✓ Pyydä asiakasta tarkistamaan roskaposti/spam-kansio
• ✓ Varmista että sähköpostiosoite on oikein
• ✓ Lataa PDF lokista ja lähetä se manuaalisesti testinä

Ongelma: Väärää tietoa raportissa

• ✓ Tarkista mitkä kentät on valittu kohdassa "Asettelu"
• ✓ Lataa raportti lokista nähdäksesi mitä todella lähetettiin
• ✓ Muuta kenttävalintaa ja testaa sääntö uudelleen