Epostregler

Innledning

Dette systemet lar deg sende automatiske eposter til kunder når spesifikke hendelser skjer med Hindringer, Avvik eller Oppgaver. Systemet kan sende eposter når statusen på et avvik endres, når nye dokumenter opprettes, eller når oppgaver fullføres i felten. Alle rapporter sendes automatisk til kundens kontaktpersoner.

Hva kan du gjøre med epostregler?

Epostregler lar deg:

• Sende automatiske varsler til kunder når noe viktig skjer
• Varsle når oppgaver fullføres i felten (brøyting, vedlikehold, osv.)
• Informere om statusendringer på avvik og hindringer
• Varsle når nye dokumenter/avvik opprettes
• Bestemme nøyaktig når eposter skal sendes ut
• Velge hvilken informasjon som skal inkluderes i rapporten
• Skrive en personlig melding som følger med rapporten
• Sende til flere mottakere samtidig
• Se fullstendig logg over alle sendte eposter
• Laste ned PDF-rapportene som ble sendt til kunden

Slik fungerer det (oversikt)

1. Opprett regel
   • Velg type
   • Når
   • Hvem
2. Hendelse skjer
   • Oppgave fullføres
   • Status endres
   • Dokument opprettes
3. Epost sendes
   • Epost + rapport
4. Se i loggen
   • Hvem?
   • Når?
   • Last ned

Alle sendte eposter lagres automatisk i meldingsloggen, slik at du alltid kan:

• ✓ Se hvem som har mottatt hvilke eposter
• ✓ Se nøyaktig når eposter ble sendt
• ✓ Laste ned og se PDF-rapportene som ble sendt

Steg-for-steg: Opprette en ny epostregel

1. Naviger til kunden

• Gå til kundeoversikten i systemet
• Finn og klikk på kunden du vil sette opp epostregler for
• Velg "Epostrapport"

2. Opprett ny regel

Klikk på knappen "Ny regel"

3. Generelle innstillinger

Aktivert/Deaktivert

• Det første valget er om regelen skal være aktiv eller ikke
• Du kan lage en regel og la den være deaktivert til du er klar for å ta den i bruk
• Dette er nyttig hvis du vil forberede regler på forhånd

Type

Velg hvilken type hendelse som skal utløse eposten:

• Avvik: For avvik/feil som er rapportert
• Hindringer: For hindringer som blokkerer arbeid
• Oppgaver: For oppgaver som fullføres i felten (brøyting, vedlikehold, osv.)

Når skal eposten sendes?

Dette er den viktigste delen av regelen. Her bestemmer du hva som skal utløse utsendelsen av epost.

Oppsettet avhenger av hvilken type hendelse du valgte:

📋 For Avvik og Hindringer:

Du bygger opp en regel i tre deler:

Del 1: Velg hva du vil overvåke

• Status: Overvåker endringer i statusfeltet (mest brukt)
• Dokumenter: Overvåker når nye dokumenter opprettes

Del 2: Velg type endring

• Hvis du valgte "Status":

  • Endres til: Eposten sendes når status BLIR endret TIL en bestemt verdi
    • Eksempel: Send epost når status endres til "Lukket"
  • Endres fra: Eposten sendes når status endres BORT FRA en bestemt verdi
    • Eksempel: Send epost når noe ikke lenger er "Avventer"

• Hvis du valgte "Dokumenter":

  • Er: Eposten sendes når en hendelse inntreffer
    • Eksempel: Send epost når et nytt dokument opprettes

Del 3: Velg statusverdi/hendelse

• For Status: Velg hvilken status som skal utløse regelen:

  • Avventer
  • Behandles
  • Høy prioritet
  • Lav prioritet
  • Sendt eksternt
  • Lukket

• For Dokumenter:

  • Opprettet - trigger når nytt dokument opprettes

✅ For Oppgaver:

For oppgaver er oppsettet enklere - eposten sendes automatisk når oppgaven fullføres:

• Når det trigger: Arbeider markerer oppgaven som fullført i felten
• Forsinkelse: 15 minutter før epost sendes
• Hvorfor forsinkelse?: Hvis oppgaven startes på nytt innen 15 min, sendes ikke eposten før den avsluttes igjen, dette for å unngå at epost sendes for tidlig
• Innhold: Eposten inneholder oppgavenavn, aktivitet utført, og tidspunkt for fullføring

Send til

• Skriv inn epostadressene til mottakerne
• Du kan legge til flere epostadresser
• Klikk på "Legg til" for å legge til flere mottakere
• Hver mottaker vil få samme epost

4. Melding

Her skriver du meldingen som kunden skal motta i eposten:

• Skriv en personlig og informativ tekst
• Forklar hva rapporten inneholder
• Du kan bruke markdown-formattering for å gjøre teksten fin:
  • **fet tekst** for uthevet tekst
  • *kursiv* for skråskrift
  • # Overskrift for overskrifter
  • Listepunkter med - foran hver linje

Eksempel på melding:

N

Nord Anlegg AS

Storgata 12 - Avviksrapport

report.pdf

Nord Anlegg AS

Epostrapport fra Nord Anlegg AS

Vedlagt ligger en rapport datert 05.10.2026 14:32

Melding

Hei,

Dette er en automatisk rapport om et avvik som nå er lukket.

Vedlagt finner du en detaljert oversikt med all relevant informasjon.

Med vennlig hilsen, [Firmanavn]

Denne rapporten er automatisk generert. Hvis du ikke ønsker å motta epostene i framtiden, vennligst ta kontakt med Nord Anlegg AS

© 2026 AutoReg. Alle rettigheter forbeholdt.

5. Layout og feltvalg

Her velger du hvilken informasjon som skal inkluderes i PDF-rapporten som sendes til kunden.

Tilgjengelige felt:

• ☑ Oppgavenavn
• ☑ Kundenavn
• ☑ Opprettet dato
• ☑ Opprettet av
• ☑ Posisjon/lokasjon
• ☑ Veinavn - kun for Norge
• ☑ Veinummer - kun for Norge
• ☑ Status
• ☑ Beskrivelse
• ☑ Kategori
• ☑ Bilde

Tips:

• Hvis du ikke velger noen felt, vil alle felt bli inkludert automatisk
• Velg bare de feltene som er relevante for kunden
• Mindre informasjon = enklere rapport for kunden å lese

6. Lagre regelen

Når du er fornøyd med alle innstillingene, klikk på "Lagre".

Eksempler på typiske epostregler

Eksempel 1: Varsle kunde når avvik lukkes

• Type: Avvik
• Når: Status → Endres til → Lukket
• Send til: kunde@eksempel.no
• Melding: "Avviket er nå lukket. Se vedlagt rapport for detaljer."

Eksempel 2: Varsle ved høyprioriterte hindringer

• Type: Hindringer
• Når: Status → Endres til → Høy prioritet
• Send til: prosjektleder@kunde.no, teknisk@kunde.no
• Melding: "En hindring har fått høy prioritet og krever umiddelbar oppmerksomhet."

Eksempel 3: Informer når arbeid starter

• Type: Avvik
• Når: Status → Endres til → Behandles
• Send til: kontakt@kunde.no
• Melding: "Vi har startet arbeidet med dette avviket."

Eksempel 4: Varsle når oppgave fullføres ⭐

• Type: Oppgaver
• Når: Automatisk når oppgaven fullføres
• Send til: eiendomsforvalter@kunde.no
• Melding: "Oppgaven er fullført på din eiendom. Se vedlagt rapport for detaljer om utført arbeid."
• Spesielt: Eposten sendes 15 minutter etter fullføring, slik at arbeidere kan korrigere eventuelle feil før kunde varsles

Eksempel 5: Varsle når nye avvik opprettes

• Type: Avvik
• Når: Dokumenter → Er → Opprettet
• Send til: kvalitetsansvarlig@kunde.no
• Melding: "Et nytt avvik er registrert og krever din oppmerksomhet."

Redigere eksisterende regler

1. Gå til kundeoversikten
2. Velg kunden
3. Gå til "Auto-epost"
4. Klikk på regelen du vil endre
5. Gjør ønskede endringer
6. Klikk "Lagre" for hver seksjon du endrer

Se logg over sendte eposter

Systemet logger automatisk alle eposter som sendes, slik at du kan se en fullstendig oversikt over hva som er sendt og til hvem.

Åpne meldingsloggen

Det er to måter å komme til meldingsloggen på:

Metode 1: Fra kundens Epostrapport-side

1. Gå til kundeoversikten i systemet
2. Velg kunden du vil se epostloggen for
3. Gå til "Auto-epost" eller tilsvarende menyvalg
4. Klikk på knappen "Meldingslogger"

Hva viser meldingsloggen?

Meldingsloggen viser en tabell med følgende informasjon:

Kolonne	Beskrivelse
Sendt til	Epostadresse(ne) som mottok eposten
Oppgavenavn	Navnet på regelen/oppgaven som utløste eposten
Last ned vedlegg	Lenke for å laste ned PDF-rapporten som ble sendt
Sendt	Dato og tidspunkt for når eposten ble sendt (format: DD.MM.YYYY HH:mm)

Last ned sendte rapporter

Fra meldingsloggen kan du:

• Laste ned PDF-rapportene som ble sendt til kunden
• Se nøyaktig hva kunden mottok
• Bruke dette for å verifisere at riktig informasjon ble sendt

Slik gjør du:

1. Finn eposten du vil se i loggen
2. Klikk på lenken i kolonnen "Last ned vedlegg"
3. PDF-rapporten åpnes eller lastes ned til din datamaskin

Bruk av meldingsloggen

Meldingsloggen er nyttig for å:

• ✅ Verifisere at eposter ble sendt - Sjekk om en epost faktisk ble sendt ut
• ✅ Se når eposter ble sendt - Finn ut nøyaktig tidspunkt for utsendelse
• ✅ Kontrollere mottakere - Sjekk at riktige personer fikk eposten
• ✅ Se innholdet - Last ned og les rapporten som ble sendt
• ✅ Feilsøke problemer - Hvis en kunde sier de ikke har fått epost, kan du sjekke om den ble sendt
• ✅ Dokumentere kommunikasjon - Ha en oversikt over all automatisk kommunikasjon med kunden

Tips for bruk av loggen

💡 Sjekk loggen regelmessig når du først setter opp nye regler, for å sikre at alt fungerer som forventet

💡 Sammenlign med kundens tilbakemelding - Hvis en kunde sier de ikke har mottatt epost, sjekk loggen for å se om den ble sendt fra ditt system

💡 Last ned rapportene for å se nøyaktig hva kunden mottok, spesielt hvis de har spørsmål om innholdet

Viktige tips

✓ Gjør dette:

• Test regelen grundig før du aktiverer den for viktige kunder
• Skriv klare meldinger som forklarer hva kunden mottar
• Velg relevante felt som gir kunden nyttig informasjon
• Bruk beskrivende navn på reglene (selv om systemet ikke viser et navnefelt, vær konsekvent)
• Sjekk meldingsloggen regelmessig for å sikre at eposter sendes som forventet

✗ Unngå dette:

• Ikke send for mange eposter - vær selektiv med hvilke hendelser som utløser eposter
• Ikke inkluder sensitiv informasjon som ikke er ment for kunden
• Ikke glem å teste - send en testepost til deg selv først
• Ikke la alle regler være aktive samtidig hvis de overlapper

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg sende til flere mottakere?

Ja, du kan legge til så mange epostadresser du vil i "Send til"-feltet.

Kan jeg ha flere regler for samme kunde?

Ja, du kan opprette så mange regler du trenger. Hver regel kan overvåke forskjellige hendelser.

Hva skjer hvis jeg endrer en regel?

Endringen trer i kraft umiddelbart. Fremtidige hendelser vil bruke de nye innstillingene.

Kan jeg teste en regel før jeg aktiverer den?

Du kan opprette regelen som deaktivert, deretter aktivere den når en hendelse skal skje, og deaktivere den igjen etterpå. Eller du kan teste med en intern epostadresse først.

Hva om eposten ikke kommer frem?

Sjekk meldingsloggen for å se om eposten ble sendt fra systemet. Hvis den ble sendt, kan det være et problem med mottakerens epostserver eller spam-filter. Be mottakeren sjekke spam-mappen.

Hvor lenge lagres epostloggen?

Alle sendte eposter blir permanent lagret i meldingsloggen, slik at du alltid kan gå tilbake og se hva som ble sendt.

Kan jeg se PDF-rapporten som ble sendt?

Ja! I meldingsloggen kan du klikke på "Last ned vedlegg" for å laste ned og se den eksakte PDF-rapporten som ble sendt til kunden.

Hvorfor står det ingen eposter i loggen?

Det kan være flere grunner:

• Regelen er ikke aktivert
• Ingen hendelser har utløst regelen ennå
• Regelens kriterier matcher ikke hendelsene som har skjedd
• Sjekk at regelen er riktig konfigurert

Hvorfor er det forsinkelse på eposter om oppgavegjennomføring?

Oppgaveepostene har en 15 minutters forsinkelse for å gi arbeidere tid til å korrigere eventuelle feil før kunden varsles. Dette sikrer at informasjonen som sendes til kunden er korrekt. Hvis oppgaven startes på nytt innen disse 15 minuttene, kanselleres eposten automatisk.

Kan jeg få epost umiddelbart når en oppgave fullføres?

Nei, forsinkelsen på 15 minutter er fast for oppgavegjennomføring av kvalitetshensyn. For avvik og hindringer sendes eposter umiddelbart når regelkriteriene er oppfylt.

Hva er forskjellen mellom "Status" og "Dokumenter" trigger?

A:

• Status: Sender epost når statusen på et eksisterende avvik/hindring endres (f.eks. fra "Behandles" til "Lukket")
• Dokumenter: Sender epost når et helt nytt avvik/hindring opprettes i systemet

Sender systemet dupliserte eposter hvis jeg har flere regler?

Hver regel fungerer uavhengig. Hvis du har to regler som begge matcher samme hendelse, vil begge reglene sende eposter. For oppgaver er det innebygd beskyttelse mot duplisering - kun én epost sendes per oppgavegjennomføring, selv om det finnes flere regler.

Kan jeg sende eposter for gamle hendelser?

Nei, systemet sender kun eposter når nye endringer skjer etter at regelen er opprettet og aktivert.

Støtte og feilsøking

Hvis du har problemer med å sette opp epostregler:

Før du kontakter support:

1. Sjekk at alle feltene er fylt ut riktig

   • Er regelen aktivert?
   • Er epostadressene korrekte?
   • Er regelkriteriene riktig satt opp?

2. Sjekk meldingsloggen

   • Gå til "Meldingslogger" for kunden
   • Se om noen eposter er sendt
   • Last ned PDF-rapporten for å se hva som ble sendt

3. Test regelen

   • Bruk en intern epostadresse først
   • Utløs regelens kriterier manuelt (f.eks. endre status)
   • Sjekk loggen etter noen minutter

Vanlige problemer og løsninger:

Problem: Ingen eposter sendes

• ✓ Sjekk at regelen er aktivert (grønn avkrysning)
• ✓ Verifiser at hendelsen faktisk matcher regelens kriterier
• ✓ Kontroller at epostadressene er riktig skrevet

Problem: Kunden sier de ikke har mottatt eposten

• ✓ Sjekk meldingsloggen - ble eposten sendt fra systemet?
• ✓ Be kunden sjekke spam/søppelpost-mappen
• ✓ Verifiser at epostadressen er korrekt
• ✓ Last ned PDF-en fra loggen og send den manuelt som test

Problem: Feil informasjon i rapporten

• ✓ Sjekk hvilke felt som er valgt under "Layout"
• ✓ Last ned rapporten fra loggen for å se hva som faktisk ble sendt
• ✓ Endre feltvalg og test regelen på nytt