E-postregler

Introduktion

Detta system låter dig skicka automatiska e-postmeddelanden till kunder när specifika händelser inträffar med Hinder, Avvikelser eller Uppgifter. Systemet kan skicka e-postmeddelanden när statusen på en avvikelse ändras, när nya dokument skapas, eller när uppgifter slutförs i fält. Alla rapporter skickas automatiskt till kundens kontaktpersoner.

Vad kan du göra med e-postregler?

E-postregler låter dig:

• Skicka automatiska aviseringar till kunder när något viktigt händer
• Meddela när uppgifter slutförs i fält (snöröjning, underhåll, osv.)
• Informera om statusändringar på avvikelser och hinder
• Meddela när nya dokument/avvikelser skapas
• Bestämma exakt när e-postmeddelanden ska skickas ut
• Välja vilken information som ska inkluderas i rapporten
• Skriva ett personligt meddelande som följer med rapporten
• Skicka till flera mottagare samtidigt
• Se fullständig logg över alla skickade e-postmeddelanden
• Ladda ner PDF-rapporterna som skickades till kunden

Så här fungerar det (översikt)

1. Skapa regel
   • Välj typ
   • När
   • Vem
2. Händelse inträffar
   • Uppgift slutförs
   • Status ändras
   • Dokument skapas
3. E-post skickas
   • E-post + rapport
4. Se i loggen
   • Vem?
   • När?
   • Ladda ner

Alla skickade e-postmeddelanden sparas automatiskt i meddelandeloggen, så att du alltid kan:

• ✓ Se vem som har mottagit vilka e-postmeddelanden
• ✓ Se exakt när e-postmeddelanden skickades
• ✓ Ladda ner och se PDF-rapporterna som skickades

Steg-för-steg: Skapa en ny e-postregel

1. Navigera till kunden

• Gå till kundöversikten i systemet
• Hitta och klicka på kunden du vill ställa in e-postregler för
• Välj "E-postrapport"

2. Skapa ny regel

Klicka på knappen "Ny regel"

3. Allmänna inställningar

Aktiverad/Inaktiverad

• Det första valet är om regeln ska vara aktiv eller inte
• Du kan skapa en regel och låta den vara inaktiverad tills du är redo att ta den i bruk
• Detta är användbart om du vill förbereda regler i förväg

Typ

Välj vilken typ av händelse som ska utlösa e-postmeddelandet:

• Avvikelser: För avvikelser/fel som har rapporterats
• Hinder: För hinder som blockerar arbete
• Uppgifter: För uppgifter som slutförs i fält (snöröjning, underhåll, osv.)

När ska e-postmeddelandet skickas?

Detta är den viktigaste delen av regeln. Här bestämmer du vad som ska utlösa utskicket av e-post.

Inställningen beror på vilken typ av händelse du valde:

📋 För Avvikelser och Hinder:

Du bygger upp en regel i tre delar:

Del 1: Välj vad du vill övervaka

• Status: Övervakar ändringar i statusfältet (mest använt)
• Dokument: Övervakar när nya dokument skapas

Del 2: Välj typ av ändring

• Om du valde "Status":

  • Ändras till: E-postmeddelandet skickas när status BLIR ändrad TILL ett visst värde
    • Exempel: Skicka e-post när status ändras till "Stängd"
  • Ändras från: E-postmeddelandet skickas när status ändras BORT FRÅN ett visst värde
    • Exempel: Skicka e-post när något inte längre är "Väntar"

• Om du valde "Dokument":

  • Är: E-postmeddelandet skickas när en händelse inträffar
    • Exempel: Skicka e-post när ett nytt dokument skapas

Del 3: Välj statusvärde/händelse

• För Status: Välj vilken status som ska utlösa regeln:

  • Väntar
  • Behandlas
  • Hög prioritet
  • Låg prioritet
  • Skickat externt
  • Stängd

• För Dokument:

  • Skapad - utlöses när nytt dokument skapas

✅ För Uppgifter:

För uppgifter är inställningen enklare - e-postmeddelandet skickas automatiskt när uppgiften slutförs:

• När det utlöses: Arbetare markerar uppgiften som slutförd i fält
• Fördröjning: 15 minuter innan e-post skickas
• Varför fördröjning?: Om uppgiften startas om inom 15 min skickas inte e-postmeddelandet förrän den avslutas igen, detta för att undvika att e-post skickas för tidigt
• Innehåll: E-postmeddelandet innehåller uppgiftsnamn, utförd aktivitet och tidpunkt för slutförande

Skicka till

• Skriv in e-postadresserna till mottagarna
• Du kan lägga till flera e-postadresser
• Klicka på "Lägg till" för att lägga till fler mottagare
• Varje mottagare kommer att få samma e-post

4. Meddelande

Här skriver du meddelandet som kunden ska motta i e-postmeddelandet:

• Skriv en personlig och informativ text
• Förklara vad rapporten innehåller
• Du kan använda markdown-formatering för att göra texten snygg:
  • **fet text** för fetstil
  • *kursiv* för kursiv stil
  • # Rubrik för rubriker
  • Punktlistor med - framför varje rad

Exempel på meddelande:

N

Nord Anlegg AS

Storgata 12 - Avvikelserapport

report.pdf

Nord Anlegg AS

E-postrapport från Nord Anlegg AS

Bifogat finns en incidentrapport daterad 05.10.2026 14:32

Meddelande

Hej,

Detta är en automatisk rapport om en avvikelse som nu är stängd.

Bifogat hittar du en detaljerad översikt med all relevant information.

Med vänliga hälsningar, [Företagsnamn]

Denna rapport är automatiskt genererad. Om du inte längre vill få dessa e-postmeddelanden, vänligen kontakta Nord Anlegg AS

© 2026 AutoReg. Alla rättigheter förbehålls.

5. Layout och fältval

Här väljer du vilken information som ska inkluderas i PDF-rapporten som skickas till kunden.

Tillgängliga fält:

• ☑ Uppgiftsnamn
• ☑ Kundnamn
• ☑ Skapad datum
• ☑ Skapad av
• ☑ Position/plats
• ☑ Vägnamn - endast för Norge
• ☑ Vägnummer - endast för Norge
• ☑ Status
• ☑ Beskrivning
• ☑ Kategori
• ☑ Bild

Tips:

• Om du inte väljer några fält kommer alla fält att inkluderas automatiskt
• Välj bara de fält som är relevanta för kunden
• Mindre information = enklare rapport för kunden att läsa

6. Spara regeln

När du är nöjd med alla inställningar, klicka på "Spara".

Exempel på typiska e-postregler

Exempel 1: Meddela kund när avvikelse stängs

• Typ: Avvikelser
• När: Status → Ändras till → Stängd
• Skicka till: kund@exempel.se
• Meddelande: "Avvikelsen är nu stängd. Se bifogad rapport för detaljer."

Exempel 2: Meddela vid högprioriterade hinder

• Typ: Hinder
• När: Status → Ändras till → Hög prioritet
• Skicka till: projektledare@kund.se, teknisk@kund.se
• Meddelande: "Ett hinder har fått hög prioritet och kräver omedelbar uppmärksamhet."

Exempel 3: Informera när arbete startar

• Typ: Avvikelser
• När: Status → Ändras till → Behandlas
• Skicka till: kontakt@kund.se
• Meddelande: "Vi har påbörjat arbetet med denna avvikelse."

Exempel 4: Meddela när uppgift slutförs ⭐

• Typ: Uppgifter
• När: Automatiskt när uppgiften slutförs
• Skicka till: fastighetsförvaltare@kund.se
• Meddelande: "Uppgiften är slutförd på din fastighet. Se bifogad rapport för detaljer om utfört arbete."
• Särskilt: E-postmeddelandet skickas 15 minuter efter slutförande, så att arbetare kan korrigera eventuella fel innan kund meddelas

Exempel 5: Meddela när nya avvikelser skapas

• Typ: Avvikelser
• När: Dokument → Är → Skapad
• Skicka till: kvalitetsansvarig@kund.se
• Meddelande: "En ny avvikelse har registrerats och kräver din uppmärksamhet."

Redigera befintliga regler

1. Gå till kundöversikten
2. Välj kunden
3. Gå till "Auto-e-post"
4. Klicka på regeln du vill ändra
5. Gör önskade ändringar
6. Klicka "Spara" för varje sektion du ändrar

Se logg över skickade e-postmeddelanden

Systemet loggar automatiskt alla e-postmeddelanden som skickas, så att du kan se en fullständig översikt över vad som har skickats och till vem.

Öppna meddelandeloggen

Det finns två sätt att komma till meddelandeloggen:

Metod 1: Från kundens E-postrapport-sida

1. Gå till kundöversikten i systemet
2. Välj kunden du vill se e-postloggen för
3. Gå till "Auto-e-post" eller motsvarande menyval
4. Klicka på knappen "Meddelandeloggar"

Vad visar meddelandeloggen?

Meddelandeloggen visar en tabell med följande information:

Kolumn	Beskrivning
Skickat till	E-postadress(er) som mottog e-postmeddelandet
Uppgiftsnamn	Namnet på regeln/uppgiften som utlöste e-postmeddelandet
Ladda ner bilaga	Länk för att ladda ner PDF-rapporten som skickades
Skickat	Datum och tidpunkt för när e-postmeddelandet skickades (format: DD.MM.ÅÅÅÅ HH:mm)

Ladda ner skickade rapporter

Från meddelandeloggen kan du:

• Ladda ner PDF-rapporterna som skickades till kunden
• Se exakt vad kunden mottog
• Använda detta för att verifiera att rätt information skickades

Så här gör du:

1. Hitta e-postmeddelandet du vill se i loggen
2. Klicka på länken i kolumnen "Ladda ner bilaga"
3. PDF-rapporten öppnas eller laddas ner till din dator

Användning av meddelandeloggen

Meddelandeloggen är användbar för att:

• ✅ Verifiera att e-postmeddelanden skickades - Kontrollera om ett e-postmeddelande faktiskt skickades ut
• ✅ Se när e-postmeddelanden skickades - Hitta exakt tidpunkt för utskick
• ✅ Kontrollera mottagare - Kontrollera att rätt personer fick e-postmeddelandet
• ✅ Se innehållet - Ladda ner och läs rapporten som skickades
• ✅ Felsöka problem - Om en kund säger att de inte har fått e-post kan du kontrollera om den skickades
• ✅ Dokumentera kommunikation - Ha en översikt över all automatisk kommunikation med kunden

Tips för användning av loggen

💡 Kontrollera loggen regelbundet när du först sätter upp nya regler, för att säkerställa att allt fungerar som förväntat

💡 Jämför med kundens återkoppling - Om en kund säger att de inte har mottagit e-post, kontrollera loggen för att se om den skickades från ditt system

💡 Ladda ner rapporterna för att se exakt vad kunden mottog, särskilt om de har frågor om innehållet

Viktiga tips

✓ Gör detta:

• Testa regeln grundligt innan du aktiverar den för viktiga kunder
• Skriv tydliga meddelanden som förklarar vad kunden mottar
• Välj relevanta fält som ger kunden användbar information
• Använd beskrivande namn på reglerna (även om systemet inte visar ett namnfält, var konsekvent)
• Kontrollera meddelandeloggen regelbundet för att säkerställa att e-postmeddelanden skickas som förväntat

✗ Undvik detta:

• Skicka inte för många e-postmeddelanden - var selektiv med vilka händelser som utlöser e-postmeddelanden
• Inkludera inte känslig information som inte är avsedd för kunden
• Glöm inte att testa - skicka ett test-e-postmeddelande till dig själv först
• Låt inte alla regler vara aktiva samtidigt om de överlappar

Vanliga frågor

Kan jag skicka till flera mottagare?

Ja, du kan lägga till så många e-postadresser du vill i fältet "Skicka till".

Kan jag ha flera regler för samma kund?

Ja, du kan skapa så många regler du behöver. Varje regel kan övervaka olika händelser.

Vad händer om jag ändrar en regel?

Ändringen träder i kraft omedelbart. Framtida händelser kommer att använda de nya inställningarna.

Kan jag testa en regel innan jag aktiverar den?

Du kan skapa regeln som inaktiverad, sedan aktivera den när en händelse ska inträffa, och inaktivera den igen efteråt. Eller så kan du testa med en intern e-postadress först.

Vad händer om e-postmeddelandet inte kommer fram?

Kontrollera meddelandeloggen för att se om e-postmeddelandet skickades från systemet. Om det skickades kan det vara ett problem med mottagarens e-postserver eller spam-filter. Be mottagaren kontrollera skräppostmappen.

Hur länge sparas e-postloggen?

Alla skickade e-postmeddelanden sparas permanent i meddelandeloggen, så att du alltid kan gå tillbaka och se vad som skickades.

Kan jag se PDF-rapporten som skickades?

Ja! I meddelandeloggen kan du klicka på "Ladda ner bilaga" för att ladda ner och se den exakta PDF-rapporten som skickades till kunden.

Varför står det inga e-postmeddelanden i loggen?

Det kan vara flera orsaker:

• Regeln är inte aktiverad
• Inga händelser har utlöst regeln ännu
• Regelns kriterier matchar inte de händelser som har inträffat
• Kontrollera att regeln är korrekt konfigurerad

Varför finns det en fördröjning på e-postmeddelanden om uppgiftsgenomförande?

Uppgifts-e-postmeddelanden har en 15 minuters fördröjning för att ge arbetare tid att korrigera eventuella fel innan kunden meddelas. Detta säkerställer att informationen som skickas till kunden är korrekt. Om uppgiften startas om inom dessa 15 minuter avbryts e-postmeddelandet automatiskt.

Kan jag få e-post omedelbart när en uppgift slutförs?

Nej, fördröjningen på 15 minuter är fast för uppgiftsgenomförande av kvalitetsskäl. För avvikelser och hinder skickas e-postmeddelanden omedelbart när regelkriterierna är uppfyllda.

Vad är skillnaden mellan "Status" och "Dokument" utlösare?

S:

• Status: Skickar e-post när statusen på en befintlig avvikelse/hinder ändras (t.ex. från "Behandlas" till "Stängd")
• Dokument: Skickar e-post när en helt ny avvikelse/hinder skapas i systemet

Skickar systemet duplicerade e-postmeddelanden om jag har flera regler?

Varje regel fungerar oberoende. Om du har två regler som båda matchar samma händelse kommer båda reglerna att skicka e-postmeddelanden. För uppgifter finns det inbyggt skydd mot duplicering - endast ett e-postmeddelande skickas per uppgiftsgenomförande, även om det finns flera regler.

Kan jag skicka e-postmeddelanden för gamla händelser?

Nej, systemet skickar endast e-postmeddelanden när nya ändringar sker efter att regeln har skapats och aktiverats.

Support och felsökning

Om du har problem med att ställa in e-postregler:

Innan du kontaktar support:

1. Kontrollera att alla fält är korrekt ifyllda

   • Är regeln aktiverad?
   • Är e-postadresserna korrekta?
   • Är regelkriterierna korrekt inställda?

2. Kontrollera meddelandeloggen

   • Gå till "Meddelandeloggar" för kunden
   • Se om några e-postmeddelanden har skickats
   • Ladda ner PDF-rapporten för att se vad som skickades

3. Testa regeln

   • Använd en intern e-postadress först
   • Utlös regelns kriterier manuellt (t.ex. ändra status)
   • Kontrollera loggen efter några minuter

Vanliga problem och lösningar:

Problem: Inga e-postmeddelanden skickas

• ✓ Kontrollera att regeln är aktiverad (grön bock)
• ✓ Verifiera att händelsen faktiskt matchar regelns kriterier
• ✓ Kontrollera att e-postadresserna är korrekt skrivna

Problem: Kunden säger att de inte har mottagit e-postmeddelandet

• ✓ Kontrollera meddelandeloggen - skickades e-postmeddelandet från systemet?
• ✓ Be kunden kontrollera skräppost/spam-mappen
• ✓ Verifiera att e-postadressen är korrekt
• ✓ Ladda ner PDF:en från loggen och skicka den manuellt som test

Problem: Fel information i rapporten

• ✓ Kontrollera vilka fält som är valda under "Layout"
• ✓ Ladda ner rapporten från loggen för att se vad som faktiskt skickades
• ✓ Ändra fältval och testa regeln på nytt