Telefonlarm
Obs
Telefonlarm är en valfri tilläggsmodul som måste aktiveras för ditt företag. Kontakta oss för att aktivera denna funktion.
Med telefonlarm kan du ringa många anställda samtidigt. Det är som att ha en robot som ringer åt dig!
Tänk dig att det har snöat mycket i natt och du behöver nå många förare snabbt. Istället för att ringa varje person själv kan systemet göra det åt dig - på bara några sekunder.
Hur det fungerar
När du skickar ett telefonlarm händer detta:
- Systemet ringer - Alla anställda du har valt får ett samtal
- De hör ett meddelande - En inspelad röst berättar att de kallas in till jobbet
- De svarar genom att trycka en knapp - Tryck 1 för "Ja, jag kommer" eller 0 för "Nej, jag kan inte"
- Du ser svaret direkt - På din skärm ser du vem som har svarat ja och vem som har svarat nej
Kom igång
Öppna telefonlarm
- Klicka på "Telefonlarm" i menyn till vänster
- Du ser nu en lista över alla anställda med telefonnummer
Välja vem som ska ringas
Du väljer vem som ska ringas genom att kryssa i rutorna bredvid deras namn.
Tips: Du kan använda filtren högst upp för att hitta rätt personer:
- Rutt - Visa bara anställda på en viss rutt
- Avdelning - Visa bara anställda på en avdelning
- Team - Visa bara anställda i ett team
Ringa direkt
När du vill ringa alla valda anställda nu:
- Välj de anställda du vill ringa (kryssa i rutorna)
- Klicka på den orange knappen "Ring X" (där X är antalet personer)
- Ett fönster dyker upp - välj "Ring nu"
- (Valfritt) Skriv ett SMS-meddelande som skickas före samtalet
- Klicka på "Ring X anställda nu"
Systemet börjar ringa direkt. Du kan följa med på skärmen och se:
- Vem som rings just nu
- Vem som har svarat
- Vem som tryckte ja (1) eller nej (0)
Schemalägga ett samtal till senare
Ibland vet du att du behöver folk till en viss tid. Då kan du schemalägga samtalet i förväg.
- Välj de anställda du vill ringa
- Klicka på "Ring X"
- Välj "Schemalägg till senare"
- Välj datum och tid i kalendern
- (Valfritt) Skriv ett SMS-meddelande
- Klicka på "Schemalägg samtal för X anställda"
Systemet kommer ihåg detta och ringer automatiskt vid den tid du valde.
Se och ändra schemalagda samtal
Högst upp på sidan ser du en orange ruta när du har schemalagda samtal. Den visar:
- Hur lång tid till samtalet startar (nedräkning)
- Hur många som ska ringas
- Knappar för att se detaljer eller avbryta
Du kan också klicka på "Schemalagda" knappen högst upp för att se alla schemalagda samtal.
Ändra ett schemalagt samtal:
- Klicka på "Detaljer"
- Här kan du:
- Ändra tidpunkten
- Lägga till eller ta bort personer
- Ändra SMS-meddelandet
- Klicka "Spara ändringar"
Avbryta ett schemalagt samtal:
- Klicka på "Avbryt" vid det schemalagda samtalet
- Bekräfta att du vill avbryta
Skicka SMS
Du kan också skicka textmeddelanden till de anställda.
- Välj de anställda du vill skicka till
- Klicka på "SMS X" knappen
- Skriv ditt meddelande
- Klicka "Skicka meddelande"
Meddelandet skickas direkt till alla du valde.
Ta emot svar: När anställda svarar på SMS:et ser du det i kolumnen "Inkorg". Ett rött tal visar hur många olästa meddelanden du har från den personen.
Förstå statusarna
I tabellen ser du olika färger och symboler som berättar vad som händer:
- ✓ Accepterad Personen tryckte 1 - de kommer!
- ✗ Avvisad Personen tryckte 0 - de kan inte
- ? Ingen respons Personen svarade, men tryckte inte på någon knapp
- Inget svar Personen svarade inte i telefonen
- Misslyckades Något gick fel med samtalet
Automatiska återförsök
Om någon inte svarar i telefonen försöker systemet igen automatiskt. Det försöker upp till 5 gånger innan det ger upp. Du behöver inte göra något - systemet sköter detta själv.
Viktiga telefonnummer
De anställda kommer att se dessa nummer när de blir ringda. Be dem spara numren i sin telefon:
Norge:
- Samtal kommer från: 759 87 580
- SMS kommer från: 59 58 05 08
Sverige:
- Samtal kommer från: 41-135 44 67
- SMS kommer från: 79-097 33 61
Se historik
Vill du se alla tidigare samtal till en person?
- Hitta personen i tabellen
- Klicka på "Samtalshistorik" i deras rad
- Du ser nu alla samtal som har gjorts till denna person
Tips och tricks
- Använd filter - Gör det lättare att hitta rätt personer
- Skicka SMS först - Ett SMS före samtalet kan hjälpa folk att förstå vad det gäller
- Schemalägg i förväg - Om du vet att du behöver folk till en viss tid, schemalägg samtalet kvällen innan
- Kolla inkorgen - Anställda kan svara på SMS om de har frågor
Vanliga frågor
Vad hör de anställda när de svarar?
De hör en automatisk röst som säger att de kallas in till jobbet, och att de ska trycka 1 för att bekräfta eller 0 för att avböja.
Vad händer om någon inte har telefon?
Då kan du inte nå dem med telefonlarm. Kontakta dem på ett annat sätt.
Kan jag se vem som har svarat ja?
Ja! I tabellen ser du en grön bock vid alla som har bekräftat.
Vad händer om jag avbryter ett schemalagt samtal?
Ingen blir ringd. Samtalet tas bort från kön.
Kostar det något att använda telefonlarm?
Ja, det kostar pengar för varje samtal och SMS som skickas. Prata med din administratör om priser.