Checklistor

Checklistsystemet låter dig skapa återanvändbara kontrolllistor för inspektioner och kvalitetssäkring av vägar, grönområden och andra vägobjekt. Du kan dokumentera allt arbete med bilder och generera professionella rapporter till kunder.

Grundläggande koncept

Mall (Template)

• En återanvändbar checklistmall som kan användas för många uppgifter
• Exempel: "Månadsvis parkskötsel" eller "Veckovis brunnsinspection"

Kontrollpunkt

• Varje punkt som ska kontrolleras i checklistan
• Exempel: "Klipp gräsmattan", "Ta bort löv från brunnen", "Kontrollera att skylten är läsbar"

Checklista

• En konkret checklista kopplad till en uppgift
• Kopieras automatiskt från mallen när du skapar den

Loggar

• Registrerar vem som kryssade av, när det gjordes och eventuella bilder

Skapa mall för checklistor

Mallar är återanvändbara checklistor som kan användas för många uppgifter.

Så här gör du

1. Gå till menyn och välj "Checklistor" → "Mallar"
2. Klicka på "Ny mall" längst upp till höger
3. Fyll i mallinformation:

Mallinformation

Namn (obligatoriskt)

• Ge mallen ett beskrivande namn
• Exempel: "Månadsvis parkskötsel", "Veckovis brunnsinspection", "Kvartalsinspektion av trafikskyltar"

Beskrivning (obligatoriskt)

• Beskriv vad checklistan ska användas till
• Exempel: "Checklista för månadsvis underhåll av parker och grönområden. Inkluderar gräsklippning, beskärning av buskar och kontroll av lekutrustning."

Utgångstyp (obligatoriskt)

Du har två val:

Tid (Time) - Tidsbaserad checklista

• Välj detta för periodiska kontroller
• När du kryssar av en punkt förblir den avkryssad under ett visst antal timmar
• Perfekt för: Veckovisa, månadsvis eller dagliga kontroller
• Exempel: "Veckovis kontroll av lekplatser" - giltig i 168 timmar (7 dagar)

Logg (Log) - Turbaserad checklista

• Välj detta när varje inspektion ska registreras separat
• Varje tur/besök får sin egen checklista
• Perfekt för: Kontroller som måste dokumenteras per besök
• Exempel: "Kontroll av brunnar" - varje inspektion registreras oberoende

Varaktighet (endast om du valde "Tid")

• Ange hur länge avkryssningar ska vara giltiga
• Mäts i timmar
• Exempel: 24 timmar = 1 dag, 168 timmar = 1 vecka, 720 timmar = 30 dagar

4. Klicka på "Spara"

Lägga till kontrollpunkter i mallen

Efter att mallen har skapats kan du lägga till kontrollpunkter.

Så här gör du

1. Efter att du har skapat mallen ser du mallinformationen i vänster sidofält
2. Klicka på "+ Skapa kontrollpunkt"
3. Fyll i kontrollpunktsinformation:

Namn (obligatoriskt)

• Kort beskrivning av vad som ska kontrolleras (3-10 ord)
• Exempel parkskötsel: "Klipp gräsmattan i hela området", "Beskär buskar och häckar", "Töm papperskorgar"
• Exempel brunnsinspection: "Ta bort löv och skräp från brunnen", "Kontrollera att gallret är intakt", "Testa att vatten rinner fritt"
• Exempel skyltunderhåll: "Kontrollera att skylten är läsbar", "Kontrollera rost eller skador", "Ta bort vegetation"

Beskrivning

• Utförlig förklaring av vad som ska göras
• Kan inkludera instruktioner eller riktlinjer

4. Upprepa för alla kontrollpunkter du behöver
5. Dra och släpp kontrollpunkter för att ändra ordningen

Tips

Ändringar sparas automatiskt när du fyller i fälten

Exempel: Komplett mall för parkskötsel

Mallnamn: Månadsvis parkskötsel
Utgångstyp: Tid
Varaktighet: 720 timmar (30 dagar)

Kontrollpunkter:
1. Klipp gräsmattan i hela området
2. Beskär buskar och häckar
3. Ta bort ogräs från blomsterrabatter
4. Töm papperskorgar
5. Kontrollera lekutrustning för skador
6. Ta bort löv från gångvägar

Koppla checklista till en uppgift

När mallen har skapats kan du koppla checklistor till konkreta uppgifter.

Så här gör du

1. Gå till "Uppgifter" i menyn
2. Hitta och klicka på uppgiften du vill lägga till checklista till
3. Klicka på fliken "Checklistor"
4. Välj mall från rullgardinsmenyn "Välj mall"
5. Klicka på "Skapa checklista"

Systemet skapar nu en checklista baserad på mallen. Alla kontrollpunkter kopieras automatiskt.

Se detaljer om checklistan

1. Klicka på "Checklista" till höger på checklistkortet
2. En sidopanel öppnas med:
   • Beskrivning av checklistan
   • Lista över alla kontrollpunkter
   • Möjlighet att ta bort checklistan

Placera checklistan på kartan

Om uppgiften har kartfunktionalitet kan du placera checklistan geografiskt:

1. Byt till kartvy i uppgiften
2. Du ser markörer för varje checklista
3. Dra markören till rätt plats
4. Positionen sparas automatiskt när du släpper markören

Tips

Du kan ha flera checklistor på samma uppgift

Generera rapporter

Rapporter låter dig exportera data från checklistor för en viss period.

Så här gör du

1. Gå till "Checklistor" → "Mallar"
2. Klicka på "Generera rapport" i kolumnen "Checklistor"
3. Filtrera data:

Filtreringsalternativ

Kunder

• Välj en eller flera kunder
• Exempel: Välj "Stockholm kommun" för att endast se deras uppgifter

Rutter

• Välj en eller flera rutter
• Exempel: Välj "Rutt 5 - Centrum"

Uppgifter

• Välj en eller flera uppgifter
• Exempel: Välj endast "Stadsparken - Juni"

Datumfilter

• Välj start- och slutdatum för perioden
• Alternativt: Använd snabbval för "Senaste 7 dagarna", "Senaste 30 dagarna", osv.

4. Välj checklistor genom att kryssa i tabellen
5. Klicka på "Generera rapport" längst upp till höger

Rapportinställningar

När sidopanelen öppnas kan du välja vad som ska inkluderas:

CSV-fil (Excel) (alltid inkluderad)

• CSV-fil med all data i tabellformat
• Kan öppnas i Excel eller Google Sheets

PDF-rapport (valfritt)

• Generera en snygg PDF med all data
• Välj kolumner som ska inkluderas:
  • Kontrollpunktnamn (alltid inkluderad)
  • Anställdnamn (vem som utförde kontrollen)
  • Checklistnamn

Bilder i full storlek (valfritt)

• Alla bilder som tagits under kontroller inkluderas
• Observera: Detta kan ta tid om det finns många bilder

6. Klicka på "Generera rapport (X uppgifter)"
7. Du får en bekräftelse när rapporten är klar
8. Ladda ner ZIP-filen med:
   • CSV-fil
   • PDF-rapport (om vald)
   • Mapp med bilder (om vald)

Visa loggar och historik

Loggar visar alla avkryssningar och kontroller som utförts.

Så här gör du

1. Gå till "Checklistor" → "Mallar"
2. Klicka på "Visa loggar" i kolumnen "Loggar"
3. Du får två flikar:

Flik 1: Checklistor

• Visar alla checklistor skapade från denna mall
• Klicka på "Visa registreringar" för att se detaljer

Flik 2: Loggar

• Visar detaljerad historik över alla avkryssningar
• Sorterad efter datum
• Filtrera på kunder, rutter, uppgifter och datumperiod

Praktiska exempel

Exempel 1: Lekplatsinspektioner

Mål: Säkerhetsinspektion av 15 lekplatser, veckovis kontroll

Uppsättning:

1. Skapa mall: "Veckovis lekplatsinspektion"

   • Utgångstyp: Tid
   • Varaktighet: 168 timmar (7 dagar)

2. Kontrollpunkter:

   • "Kontrollera fallunderlag (sand/gummi)"
   • "Inspektera gungor - kedjor och fästpunkter"
   • "Kontrollera rutschkana - inga vassa kanter"
   • "Kontrollera klätterställning - stabila fästpunkter"
   • "Kontrollera bänkar - inga splitter eller lösa spikar"
   • "Ta bort skräp och glas"
   • "Kontrollera stängsel/inhägnad"

3. Skapa en uppgift per lekplats

4. Koppla checklista till varje uppgift

5. Varje måndag får underhållsarbetaren lista över alla lekplatser

6. Sista måndagen i månaden genererar du rapport med PDF och bilder

Exempel 2: Skyltunderhåll på vägsträcka

Mål: Kvartalsvis kontroll av 200 trafikskyltar längs RV7

Uppsättning:

1. Skapa mall: "Kvartalsinspektion trafikskyltar"

   • Utgångstyp: Tid
   • Varaktighet: 2160 timmar (90 dagar)

2. Kontrollpunkter:

   • "Kontrollera att skylten är läsbar (inte blekt)"
   • "Kontrollera att skylten inte är skadad eller böjd"
   • "Kontrollera att stolpen står rak"
   • "Ta bort vegetation som skyler skylten"
   • "Kontrollera reflex (för reflekterande skyltar)"
   • "Kontrollera att bultar är åtdragna"

3. Skapa uppgifter per zon: "RV7 km 0-10 skyltar", "RV7 km 10-20 skyltar"

4. Koppla checklista för varje skylt och placera på karta

5. Varje kvartal kontrolleras alla skyltar

6. Generera rapport med bilder av alla skadade skyltar

7. Skicka till Trafikverket som dokumentation

Exempel 3: Månadsvis parkskötsel

Mål: Underhåll av 45 parker för Stockholm kommun

Uppsättning:

1. Skapa mall: "Månadsvis parkskötsel"

   • Utgångstyp: Tid
   • Varaktighet: 720 timmar (30 dagar)

2. Kontrollpunkter:

   • "Klipp gräsmattan i hela området"
   • "Beskär buskar och häckar"
   • "Ta bort ogräs från blomsterrabatter"
   • "Töm papperskorgar"
   • "Kontrollera lekutrustning för skador"
   • "Ta bort löv från gångvägar"

3. Skapa en uppgift per park

4. Koppla checklista till varje park

5. Varje månad utförs underhållet

6. Vid månadens slut genererar du rapport med bilder av utfört arbete

7. Skicka till Stockholm kommun för fakturering

Tips och tricks

När bör du använda "Tid" vs "Logg"?

Använd "Tid" när:

• Du har periodiska kontroller (dagligen, veckovis, månadsvis)
• Du vill att avkryssningar automatiskt ska återställas
• Samma kontroll upprepas regelbundet
• Exempel: Veckovis gräsklippning, månadsvis lekplatsinspektion

Använd "Logg" när:

• Varje inspektion ska dokumenteras separat
• Du vill behålla historik per besök/tur
• Samma objekt kontrolleras flera gånger oberoende
• Exempel: Brunnsinspektion (varje besök registreras separat)

Strukturering av uppgifter

Alternativ 1: En uppgift per objekt

• Exempel: En uppgift per lekplats
• Fördel: Detaljerad spårning per objekt
• Nackdel: Många uppgifter om du har många objekt

Alternativ 2: En uppgift per område

• Exempel: En uppgift "Underhåll Centrumområdet" med 15 checklistor
• Fördel: Färre uppgifter att administrera
• Nackdel: Mindre detaljerad rapportering

Optimera för rapportering

• Använd konsekvent namngivning på uppgifter och checklistor
• Koppla alla uppgifter till rätt kund
• Använd rutter för att gruppera uppgifter geografiskt
• Ta bilder av alla avvikelser för god dokumentation