Anslut till bokföringssystem
Tänk dig att du har två appar på telefonen som inte pratar med varandra. Du måste skriva in allting två gånger - en gång i varje app. Det är jobbigt!
En ERP-integration är som en bro mellan AutoReg och ditt bokföringssystem. När bron är på plats kan dina kunder flyta automatiskt mellan de två systemen. Du slipper skriva in samma information flera gånger.
Vilka bokföringssystem stöds?
AutoReg kan anslutas till dessa bokföringssystem:
Norge:
- PowerOffice GO
- Tripletex
- Fiken
- Duett
- 24SevenOffice
Sverige:
- Fortnox
Så ansluter du till bokföringssystemet
Installationen sker i 6 enkla steg. Tänk på det som att bygga en bro mellan AutoReg och ditt bokföringssystem:
Steg 1: Anslut
Först måste du logga in i ditt bokföringssystem via AutoReg. För vissa system är detta helt automatiskt (du klickar på en knapp och loggar in). För andra måste du hitta en speciell nyckel i bokföringssystemet och klistra in den i AutoReg.
Steg 2: Enkel matchning
AutoReg försöker ta reda på vilka kunder i AutoReg som är samma som i bokföringssystemet. Det är som ett memory-spel - systemet föreslår vilka kort som hör ihop. Du kontrollerar om förslagen stämmer och bekräftar de som är rätt.
Steg 3: Manuell matchning
Vissa kunder kan inte AutoReg hitta själv. Här kan du koppla ihop dem manuellt. Du ser en lista med AutoReg-kunder på ena sidan och bokföringskunder på den andra, och väljer vilka som hör ihop.
Steg 4: Importera kunder
Nu hämtar AutoReg alla kunder från bokföringssystemet. Kunder som finns i bokföringssystemet, men inte i AutoReg, läggs till automatiskt.
Steg 5: Exportera kunder
Kunder som finns i AutoReg, men inte i bokföringssystemet, skickas åt andra hållet. Så får du alla kunder på båda ställena.
Steg 6: Slutför
Grattis! Bron är klar. Du kan nu aktivera automatisk synkronisering, så att nya kunder alltid delas mellan systemen.
Fortnox är ett svenskt bokföringssystem. Anslutningen är enkel och automatisk.
Innan du börjar
Du behöver en integrationslicens i Fortnox. Detta låter dig koppla Fortnox till andra system.
Så aktiverar du integrationslicens i Fortnox
- Logga in på fortnox.se
- Klicka på ditt företagsnamn uppe till höger
- Välj Tilläggsbeställning
- Lägg till integrationslicensen
Får du ett felmeddelande vid anslutning?
Det beror oftast på att integrationslicensen saknas i Fortnox. Du måste ha integrationslicensen aktiverad innan du kan ansluta AutoReg.
Så ansluter du
- Gå till Mitt företag i AutoReg
- Hitta sektionen Integrationer
- Välj Fortnox från listan
- Klicka Spara
- Klicka på Konfigurera integration
- Du skickas till Fortnox inloggningssida
- Logga in med din Fortnox-användare
- Klicka Godkänn för att ge AutoReg åtkomst
- Du skickas tillbaka till AutoReg - klart!
Tips
Fortnox kommer ihåg anslutningen, så du behöver bara göra detta en gång.
Efter anslutning
När du har anslutit till bokföringssystemet bör du:
- Välja standardprodukt - välj vilken produkt från bokföringssystemet som ska användas som standard
- Matcha kunder - följ steg 2-5 i installationsguiden för att synkronisera kunderna
- Aktivera automatisk synkronisering - så att nya kunder alltid delas mellan systemen
Vad synkroniseras?
Tänk på AutoReg och bokföringssystemet som två anteckningsblock. Integrationen ser till att viktig information kopieras mellan dem automatiskt.
Kundinformation (båda riktningarna)
Dina kunder kan flyta båda vägar - från AutoReg till bokföringssystemet, och tvärtom.
Dessa fält synkroniseras:
- Namn
- Telefonnummer
- E-postadress
- Organisationsnummer
- Adress (gatuadress, postnummer, ort)
- Kontaktperson (namn, telefon, e-post)
- Om kunden är privatperson eller företag
Så fungerar det:
- När du importerar kunder från bokföringssystemet hämtas all kundinformation till AutoReg
- När du exporterar kunder till bokföringssystemet skickas AutoReg-kunderna åt andra hållet
- Varje kund får en unik koppling, så att systemen vet vilka kunder som hör ihop
Fältstöd per bokföringssystem
Alla bokföringssystem stöder inte alla fält. Tabellen visar vad som synkroniseras i varje system:
| Fält | PowerOffice GO | Tripletex | Fiken | Duett | 24SevenOffice | Fortnox |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Namn | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Telefonnummer | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| E-postadress | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Organisationsnummer | Ja | Ja | Ja | Ja | Endast företag | Ja |
| Privatperson/företag | Ja | Ja | Endast vid import | Nej | Ja | Ja |
| Adress | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Kontaktperson | Nej | Delvis | Ja | Delvis | Endast vid import | Nej |
Värt att notera:
- PowerOffice GO och Fortnox: Kontaktperson synkroniseras inte.
- PowerOffice GO: Endast första adressraden hämtas vid import.
- Tripletex: Kontaktpersonens e-post används som e-post för påminnelser när kunden skickas till Tripletex, men kontaktperson hämtas inte vid import.
- Fiken: Om kunden är privatperson eller företag hämtas vid import, men sätts inte när kunden skickas till Fiken.
- Duett: Alla kunder importeras som företag. Kontaktpersonens telefon och e-post synkroniseras, men inte namnet.
- 24SevenOffice: Kontaktperson hämtas vid import, men skickas inte till 24SevenOffice. För privatpersoner skickas inte organisationsnummer, och namnet delas upp i förnamn och efternamn. Vid export slås adressraderna samman till en rad.
- E-post styr fakturautskick: I Tripletex, PowerOffice GO och Duett ställs kunden in på att få fakturan via e-post om e-postadress finns.
Produkter (endast läsning)
AutoReg hämtar listan över produkter från ditt bokföringssystem, så att du kan välja rätt produkt när du fakturerar. Produkterna lagras inte i AutoReg - de hämtas direkt från bokföringssystemet när du behöver dem.
Så skapas fakturor
När du är klar med ett uppdrag och vill skicka faktura gör AutoReg jobbet åt dig.
Steg för steg
Du väljer vad som ska faktureras
- Gå till kunden i AutoReg
- Välj vilka registreringar (loggar) som ska faktureras
- Klicka på "Skapa faktura"
AutoReg samlar informationen
- Alla registreringar du valde grupperas tillsammans
- Priser beräknas automatiskt baserat på produkterna
- En PDF-faktura genereras
Ordern skickas till bokföringssystemet
- AutoReg skapar en ny order i ditt bokföringssystem
- PDF-fakturan bifogas ordern
- Registreringarna markeras som "fakturerade" i AutoReg
Vad som skickas till bokföringssystemet
När en faktura skapas skickar AutoReg denna information:
Orderhuvud:
- Vilken kund ordern tillhör
- Orderdatum
- Valuta (t.ex. SEK)
- Fakturareferens från uppdraget (om angiven)
- Deras referens - kundens externa ordernummer från uppdraget (om angivet)
Info
Referensfälten stöds inte i alla system: Tripletex tar för närvarande inte emot några referenser, och PowerOffice GO tar endast emot fakturareferensen. Fiken, Duett, 24SevenOffice och Fortnox tar emot båda.
Orderrader: För varje produkttyp du har registrerat skapas en rad med:
- Produktnamn och beskrivning
- Antal (summerat från alla registreringar)
- Pris per enhet
- Totalsumma
Bilaga:
- PDF-kopia av fakturan
24SevenOffice
PDF:en kan inte bifogas ordern direkt. Istället läggs en kommentar på ordern med en nedladdningslänk till PDF:en. Länken är giltig i 40 dagar.
Exempel
Låt oss säga att du har registrerat arbete för en kund:
- Måndag: 2 timmar snöröjning
- Tisdag: 3 timmar snöröjning
- Onsdag: 1 timme sandning
När du fakturerar får du två rader i bokföringssystemet:
- Snöröjning - 5 timmar - X kr
- Sandning - 1 timme - Y kr
Tips
Registreringarna slås ihop per produkt, så du får en snygg faktura istället för många små rader.
Vanliga frågor
Vad händer om jag byter bokföringssystem?
Du kan koppla från det gamla systemet och ansluta till det nya. Dina kunder i AutoReg finns kvar där de är.
Kan jag ansluta till flera bokföringssystem samtidigt?
Nej, du kan bara vara ansluten till ett bokföringssystem åt gången.
Synkroniseras fakturor tillbaka till AutoReg?
Nej, fakturor flyter bara en väg - från AutoReg till bokföringssystemet. När ordern är skapad i bokföringssystemet hanteras resten (utskick, betalning, påminnelser) där.
Vad händer med priser och moms?
Priserna beräknas i AutoReg baserat på dina produktinställningar. Moms hanteras automatiskt baserat på produktens momskod i bokföringssystemet.
Kan jag ändra en faktura efter att den skickats?
Nej, när fakturan är skapad i bokföringssystemet måste eventuella ändringar göras där. I AutoReg är registreringarna markerade som fakturerade och kan inte faktureras igen.