Sjekklister

Sjekkliste-systemet lar deg lage gjenbrukbare kontrollister for inspeksjoner og kvalitetssikring av veier, grøntområder og andre veiobjekter. Du kan dokumentere alt arbeid med bilder og generere profesjonelle rapporter til kunder.

Grunnleggende konsepter

Mal (Template)

• En gjenbrukbar sjekkliste-mal som kan brukes på mange oppgaver
• Eksempel: "Månedlig parkvedlikehold" eller "Ukentlig slukkontroll"

Sjekkpunkt

• Hvert punkt som skal kontrolleres i sjekklisten
• Eksempel: "Klipp plen", "Fjern løv fra sluk", "Kontroller skiltet er lesbart"

Sjekkliste

• En konkret sjekkliste knyttet til en oppgave
• Kopieres automatisk fra malen når du oppretter den

Logger

• Registrerer hvem som krysset av, når det ble gjort, og eventuelle bilder

Opprette mal for sjekklister

Maler er gjenbrukbare sjekklister som kan brukes på mange oppgaver.

Slik gjør du

1. Gå til menyen og velg "Sjekklister" → "Maler"
2. Klikk på "Ny mal" øverst til høyre
3. Fyll ut mal-informasjon:

Mal-informasjon

Navn (obligatorisk)

• Gi malen et beskrivende navn
• Eksempel: "Månedlig parkvedlikehold", "Ukentlig slukkontroll", "Kvartalsinspeksjon av trafikkskilter"

Beskrivelse (obligatorisk)

• Beskriv hva sjekklisten skal brukes til
• Eksempel: "Sjekkliste for månedlig vedlikehold av parker og grøntområder. Inkluderer plenklipping, trimming av busker, og kontroll av lekeutstyr."

Utløpstype (obligatorisk)

Du har to valg:

Tid (Time) - Tidsbasert sjekkliste

• Velg dette for periodiske kontroller
• Når du krysser av et punkt, forblir det avkrysset i et bestemt antall timer
• Perfekt for: Ukentlige, månedlige eller daglige kontroller
• Eksempel: "Ukentlig kontroll av lekeplasser" - gyldig i 168 timer (7 dager)

Logg (Log) - Turbasert sjekkliste

• Velg dette når hver inspeksjon skal registreres separat
• Hver tur/besøk får sin egen sjekkliste
• Perfekt for: Kontroller som må dokumenteres per besøk
• Eksempel: "Kontroll av sluk" - hver inspeksjon registreres uavhengig

Varighet (kun hvis du valgte "Tid")

• Angi hvor lenge avkryssinger skal være gyldige
• Måles i timer
• Eksempel: 24 timer = 1 dag, 168 timer = 1 uke, 720 timer = 30 dager

4. Klikk på "Lagre"

Legge til sjekkpunkter i malen

Etter at malen er opprettet, kan du legge til sjekkpunkter.

Slik gjør du

1. Etter at du har opprettet malen, ser du mal-informasjonen i venstre sidebar
2. Klikk på "+ Opprett sjekkpunkt"
3. Fyll ut sjekkpunkt-informasjon:

Navn (obligatorisk)

• Kort beskrivelse av hva som skal sjekkes (3-10 ord)
• Eksempel parkvedlikehold: "Klipp plen i hele området", "Trim busker og hekker", "Tøm søppelkasser"
• Eksempel slukkontroll: "Fjern løv og rusk fra sluk", "Sjekk at rist er intakt", "Test at vann renner fritt"
• Eksempel skiltvedlikehold: "Kontroller at skiltet er lesbart", "Sjekk for rust eller skader", "Fjern vegetasjon"

Beskrivelse

• Utfyllende forklaring på hva som skal gjøres
• Kan inkludere instruksjoner eller retningslinjer

4. Gjenta for alle sjekkpunkter du trenger
5. Dra og slipp sjekkpunktene for å endre rekkefølgen

Tips

Endringer lagres automatisk når du fyller ut feltene

Eksempel: Komplett mal for parkvedlikehold

Malnavn: Månedlig parkvedlikehold
Utløpstype: Tid
Varighet: 720 timer (30 dager)

Sjekkpunkter:
1. Klipp plen i hele området
2. Trim busker og hekker
3. Fjern ugress fra blomsterbed
4. Tøm søppelkasser
5. Kontroller lekeutstyr for skader
6. Fjern løv fra gangveier

Knytte sjekkliste til en oppgave

Når malen er opprettet, kan du knytte sjekklister til konkrete oppgaver.

Slik gjør du

1. Gå til "Oppgaver" i menyen
2. Finn og klikk på oppgaven du vil legge til sjekkliste på
3. Klikk på fanen "Sjekklister"
4. Velg mal fra nedtrekkslisten "Velg mal"
5. Klikk "Opprett sjekkliste"

Systemet oppretter nå en sjekkliste basert på malen. Alle sjekkpunktene kopieres automatisk.

Se detaljer om sjekklisten

1. Klikk på "Sjekkliste" til høyre på sjekkliste-kortet
2. En sidepanel åpnes med:
   • Beskrivelse av sjekklisten
   • Liste over alle sjekkpunkter
   • Mulighet til å fjerne sjekklisten

Plassere sjekklisten på kartet

Hvis oppgaven har kartfunksjonalitet, kan du plassere sjekklisten geografisk:

1. Bytt til kart-visning i oppgaven
2. Du ser markører for hver sjekkliste
3. Dra markøren til riktig plassering
4. Posisjonen lagres automatisk når du slipper markøren

Tips

Du kan ha flere sjekklister på samme oppgave

Generere rapporter

Rapporter lar deg eksportere data fra sjekklister for en bestemt periode.

Slik gjør du

1. Gå til "Sjekklister" → "Maler"
2. Klikk på "Generer rapport" i kolonnen "Sjekklister"
3. Filtrer data:

Filtreringsalternativer

Kunder

• Velg én eller flere kunder
• Eksempel: Velg "Oslo Kommune" for å se kun deres oppgaver

Ruter

• Velg én eller flere ruter
• Eksempel: Velg "Rute 5 - Sentrum"

Oppgaver

• Velg én eller flere oppgaver
• Eksempel: Velg kun "Stadspark - Juni"

Datofilter

• Velg start- og sluttdato for perioden
• Alternativt: Bruk hurtigvalg for "Siste 7 dager", "Siste 30 dager", osv.

4. Velg sjekklister ved å krysse av i tabellen
5. Klikk på "Generer rapport" øverst til høyre

Rapportinnstillinger

Når sidepanelet åpnes, kan du velge hva som skal inkluderes:

CSV-fil (Excel) (alltid inkludert)

• CSV-fil med alle data i tabellformat
• Kan åpnes i Excel eller Google Sheets

PDF-rapport (valgfritt)

• Generer en pen PDF med alle data
• Velg kolonner som skal inkluderes:
  • Sjekkpunktnavn (alltid inkludert)
  • Ansattnavn (hvem som utførte kontrollen)
  • Sjekklistenavn

Bilder i full størrelse (valgfritt)

• Alle bilder som er tatt under kontroller inkluderes
• Merk: Dette kan ta tid hvis det er mange bilder

6. Klikk på "Generer rapport (X oppgaver)"
7. Du får en bekreftelse når rapporten er klar
8. Last ned ZIP-filen med:
   • CSV-fil
   • PDF-rapport (hvis valgt)
   • Mappe med bilder (hvis valgt)

Vise logger og historikk

Logger viser alle avkryssinger og kontroller som er utført.

Slik gjør du

1. Gå til "Sjekklister" → "Maler"
2. Klikk på "Vis logger" i kolonnen "Logger"
3. Du får to faner:

Fane 1: Sjekklister

• Viser alle sjekklister opprettet fra denne malen
• Klikk på "Vis registreringer" for å se detaljer

Fane 2: Logger

• Viser detaljert historikk over alle avkryssinger
• Sortert etter dato
• Filtrer på kunder, ruter, oppgaver og datoperiode

Praktiske eksempler

Eksempel 1: Lekeplassinspeksjoner

Mål: Sikkerhetsinspeksjon av 15 lekeplasser, ukentlig kontroll

Oppsett:

1. Opprett mal: "Ukentlig lekeplassinspeksjon"

   • Utløpstype: Tid
   • Varighet: 168 timer (7 dager)

2. Sjekkpunkter:

   • "Kontroller fallunderlag (sand/gummi)"
   • "Inspiser husker - kjettinger og festepunkter"
   • "Sjekk rutsjebane - ingen skarpe kanter"
   • "Kontroller klatrestativ - stabile festepunkter"
   • "Sjekk benker - ingen splinter eller løse spiker"
   • "Fjern søppel og glass"
   • "Kontroller gjerde/inngjerdning"

3. Opprett én oppgave per lekeplass

4. Knytt sjekkliste til hver oppgave

5. Hver mandag får vedlikeholdsarbeideren liste over alle lekeplasser

6. Siste mandag i måneden generer du rapport med PDF og bilder

Eksempel 2: Skiltvedlikehold på veistrekning

Mål: Kvartalsvis kontroll av 200 trafikkskilter langs RV7

Oppsett:

1. Opprett mal: "Kvartalsinspeksjon trafikkskilter"

   • Utløpstype: Tid
   • Varighet: 2160 timer (90 dager)

2. Sjekkpunkter:

   • "Kontroller at skiltet er lesbart (ikke falmet)"
   • "Sjekk at skiltet ikke er skadet eller bøyd"
   • "Kontroller at stolpen står rett"
   • "Fjern vegetasjon som skjuler skiltet"
   • "Sjekk refleks (for reflekterende skilter)"
   • "Kontroller at bolter er stramme"

3. Opprett oppgaver per sone: "RV7 km 0-10 skilter", "RV7 km 10-20 skilter"

4. Knytt sjekkliste for hvert skilt og plasser på kart

5. Hvert kvartal kontrolleres alle skilter

6. Generer rapport med bilder av alle skadede skilter

7. Send til Statens Vegvesen som dokumentasjon

Eksempel 3: Månedlig parkvedlikehold

Mål: Vedlikehold av 45 parker for Oslo Kommune

Oppsett:

1. Opprett mal: "Månedlig parkvedlikehold"

   • Utløpstype: Tid
   • Varighet: 720 timer (30 dager)

2. Sjekkpunkter:

   • "Klipp plen i hele området"
   • "Trim busker og hekker"
   • "Fjern ugress fra blomsterbed"
   • "Tøm søppelkasser"
   • "Kontroller lekeutstyr for skader"
   • "Fjern løv fra gangveier"

3. Opprett én oppgave per park

4. Knytt sjekkliste til hver park

5. Hver måned utføres vedlikeholdet

6. Ved månedens slutt generer du rapport med bilder av utført arbeid

7. Send til Oslo Kommune for fakturering

Tips og triks

Når bør du bruke "Tid" vs "Logg"?

Bruk "Tid" når:

• Du har periodiske kontroller (daglig, ukentlig, månedlig)
• Du vil at avkryssinger automatisk skal tilbakestilles
• Samme kontroll gjentas regelmessig
• Eksempel: Ukentlig plenklipping, månedlig lekeplass-inspeksjon

Bruk "Logg" når:

• Hver inspeksjon skal dokumenteres separat
• Du vil beholde historikk per besøk/tur
• Samme objekt kontrolleres flere ganger uavhengig
• Eksempel: Slukkontroll (hvert besøk registreres separat)

Strukturering av oppgaver

Alternativ 1: Én oppgave per objekt

• Eksempel: Én oppgave per lekeplass
• Fordel: Detaljert sporing per objekt
• Ulempe: Mange oppgaver hvis du har mange objekter

Alternativ 2: Én oppgave per område

• Eksempel: Én oppgave "Vedlikehold Sentrumsområdet" med 15 sjekklister
• Fordel: Færre oppgaver å administrere
• Ulempe: Mindre detaljert rapportering

Optimalisere for rapportering

• Bruk konsistent navngivning på oppgaver og sjekklister
• Knytt alle oppgaver til riktig kunde
• Bruk ruter for å gruppere oppgaver geografisk
• Ta bilder av alle avvik for god dokumentasjon