Telefonvarsling

Merk

Telefonvarsling er en valgfri tilleggsmodul som må aktiveres for din bedrift. Kontakt oss for å aktivere denne funksjonen.

Med telefonvarsling kan du ringe til mange ansatte samtidig. Det er som å ha en robot som ringer for deg!

Tenk deg at det har snødd mye i natt, og du trenger å få tak i mange sjåfører raskt. I stedet for å ringe til hver enkelt person selv, kan systemet gjøre det for deg - på bare noen sekunder.

Hvordan det fungerer

Når du sender en telefonvarsling skjer dette:

1. Systemet ringer - Alle de ansatte du har valgt får en telefon
2. De hører en beskjed - En innspilt stemme forteller at de blir kalt inn på jobb
3. De svarer med å trykke en knapp - Trykk 1 for "Ja, jeg kommer" eller 0 for "Nei, jeg kan ikke"
4. Du ser svaret med en gang - På skjermen din ser du hvem som har svart ja og hvem som har svart nei

Kom i gang

Åpne telefonvarsling

1. Klikk på "Telefonvarsling" i menyen til venstre
2. Du ser nå en liste over alle ansatte med telefonnummer

Velge hvem som skal ringes

Du velger hvem som skal ringes ved å krysse av i boksene ved siden av navnene deres.

Tips: Du kan bruke filtrene øverst for å finne de riktige personene:

• Rode - Vis bare ansatte på en bestemt rode
• Avdeling - Vis bare ansatte i en avdeling
• Team - Vis bare ansatte i et team

Ringe med en gang

Når du vil ringe alle de valgte ansatte nå:

1. Velg de ansatte du vil ringe (kryss av i boksene)
2. Klikk på den oransje knappen "Ring X" (der X er antall personer)
3. Et vindu dukker opp - velg "Ring nå"
4. (Valgfritt) Skriv en SMS-beskjed som sendes før samtalen
5. Klikk på "Ring X ansatte nå"

Systemet begynner å ringe med en gang. Du kan følge med på skjermen og se:

• Hvem som blir ringt akkurat nå
• Hvem som har svart
• Hvem som trykket ja (1) eller nei (0)

Planlegge en samtale til senere

Noen ganger vet du at du trenger folk til en bestemt tid. Da kan du planlegge samtalen på forhånd.

1. Velg de ansatte du vil ringe
2. Klikk på "Ring X"
3. Velg "Planlegg til senere"
4. Velg dato og klokkeslett i kalenderen
5. (Valgfritt) Skriv en SMS-beskjed
6. Klikk på "Planlegg samtale for X ansatte"

Systemet husker dette og ringer automatisk på det tidspunktet du valgte.

Se og endre planlagte samtaler

Øverst på siden ser du en oransje boks når du har planlagte samtaler. Den viser:

• Hvor lenge til samtalen starter (nedtelling)
• Hvor mange som skal ringes
• Knapper for å se detaljer eller avbryte

Du kan også klikke på "Planlagte" knappen øverst for å se alle planlagte samtaler.

Endre en planlagt samtale:

1. Klikk på "Detaljer"
2. Her kan du:
   • Endre tidspunktet
   • Legge til eller fjerne personer
   • Endre SMS-beskjeden
3. Klikk "Lagre endringer"

Avbryte en planlagt samtale:

1. Klikk på "Avbryt" ved den planlagte samtalen
2. Bekreft at du vil avbryte

Sende SMS

Du kan også sende tekstmeldinger til de ansatte.

1. Velg de ansatte du vil sende til
2. Klikk på "SMS X" knappen
3. Skriv meldingen din
4. Klikk "Send melding"

Meldingen sendes med en gang til alle du valgte.

Motta svar: Når ansatte svarer på SMS-en, ser du det i kolonnen "Innboks". Et rødt tall viser hvor mange uleste meldinger du har fra den personen.

Forstå statusene

I tabellen ser du forskjellige farger og symboler som forteller deg hva som skjer:

• ✓ Akseptert Personen trykket 1 - de kommer!
• ✗ Avvist Personen trykket 0 - de kan ikke
• ? Ingen tilbakemelding Personen svarte, men trykket ikke på noen knapp
• Ikke svar Personen tok ikke telefonen
• Feilet Noe gikk galt med samtalen

Automatisk gjentatte forsøk

Hvis noen ikke svarer på telefonen, prøver systemet igjen automatisk. Det prøver opptil 5 ganger før det gir opp. Du trenger ikke gjøre noe - systemet ordner dette selv.

Viktige telefonnumre

De ansatte vil se disse numrene når de blir ringt. Be dem lagre numrene i telefonen sin:

Norge:

• Samtaler kommer fra: 759 87 580
• SMS kommer fra: 59 58 05 08

Sverige:

• Samtaler kommer fra: 41-135 44 67
• SMS kommer fra: 79-097 33 61

Se historikk

Vil du se alle tidligere samtaler til en person?

1. Finn personen i tabellen
2. Klikk på "Samtalelogg" i deres rad
3. Du ser nå alle samtaler som har blitt gjort til denne personen

Tips og triks

• Bruk filtre - Gjør det lettere å finne de riktige personene
• Send SMS først - En SMS før samtalen kan hjelpe folk å forstå hva det gjelder
• Planlegg på forhånd - Hvis du vet at du trenger folk til en bestemt tid, planlegg samtalen kvelden før
• Sjekk innboksen - Ansatte kan svare på SMS hvis de har spørsmål

Vanlige spørsmål

Hva hører de ansatte når de svarer?

De hører en automatisk stemme som sier at de blir kalt inn på jobb, og at de skal trykke 1 for å bekrefte eller 0 for å avslå.

Hva hvis noen ikke har telefon?

Da kan du ikke nå dem med telefonvarsling. Kontakt dem på en annen måte.

Kan jeg se hvem som har svart ja?

Ja! I tabellen ser du en grønn hake ved alle som har bekreftet.

Hva skjer hvis jeg avbryter en planlagt samtale?

Ingen blir ringt. Samtalen slettes fra køen.

Koster det noe å bruke telefonvarsling?

Ja, det koster penger for hver samtale og SMS som sendes. Snakk med administratoren din om priser.