Tarkistuslistat

Tarkistuslistajärjestelmä mahdollistaa uudelleenkäytettävien tarkistuslistojen luomisen teiden, viheralueiden ja muiden tieobjektien tarkastuksiin ja laadunvarmistukseen. Voit dokumentoida kaiken työn kuvilla ja luoda ammattitaitoisia raportteja asiakkaille.

Peruskonseptit

Malli (Template)

• Uudelleenkäytettävä tarkistuslistan malli, jota voidaan käyttää useissa tehtävissä
• Esimerkki: "Kuukausittainen puistonhoito" tai "Viikottainen kaivon tarkastus"

Tarkistuspiste

• Jokainen kohta, joka tulee tarkistaa listassa
• Esimerkki: "Leikkaa nurmikko", "Poista lehtiä kaivosta", "Tarkista että kyltti on luettava"

Tarkistuslista

• Konkreettinen tarkistuslista, joka on liitetty tehtävään
• Kopioidaan automaattisesti mallista, kun luot sen

Lokit

• Tallentaa kuka merkitsi, milloin se tehtiin ja mahdolliset kuvat

Tarkistuslistan mallin luominen

Mallit ovat uudelleenkäytettäviä tarkistuslistoja, joita voidaan käyttää useissa tehtävissä.

Näin teet

1. Siirry valikkoon ja valitse "Tarkistuslistat" → "Mallit"
2. Klikkaa "Uusi malli" oikeassa yläkulmassa
3. Täytä mallitiedot:

Mallitiedot

Nimi (pakollinen)

• Anna mallille kuvaava nimi
• Esimerkki: "Kuukausittainen puistonhoito", "Viikottainen kaivon tarkastus", "Neljännesvuosittainen liikennemerkkien tarkastus"

Kuvaus (pakollinen)

• Kuvaile mihin tarkistuslistaa käytetään
• Esimerkki: "Tarkistuslista kuukausittaiseen puistojen ja viheralueiden hoitoon. Sisältää nurmikon leikkauksen, pensaiden leikkauksen ja leikkivälineiden tarkastuksen."

Vanhenemistyyppi (pakollinen)

Sinulla on kaksi vaihtoehtoa:

Aika (Time) - Aikapohjainen tarkistuslista

• Valitse tämä säännöllisille tarkastuksille
• Kun merkitset kohdan, se pysyy merkittynä tietyn määrän tunteja
• Täydellinen: Viikottaisille, kuukausittaisille tai päivittäisille tarkastuksille
• Esimerkki: "Viikottainen leikkipaikkojen tarkastus" - voimassa 168 tuntia (7 päivää)

Loki (Log) - Kierrospohjainen tarkistuslista

• Valitse tämä, kun jokainen tarkastus tulee rekisteröidä erikseen
• Jokaiselle kierrokselle/vierailulle oma tarkistuslistansa
• Täydellinen: Tarkastuksille, jotka pitää dokumentoida käyntikohtaisesti
• Esimerkki: "Kaivojen tarkastus" - jokainen tarkastus rekisteröidään itsenäisesti

Kesto (vain jos valitsit "Aika")

• Määritä kuinka kauan merkinnät ovat voimassa
• Mitataan tunteina
• Esimerkki: 24 tuntia = 1 päivä, 168 tuntia = 1 viikko, 720 tuntia = 30 päivää

4. Klikkaa "Tallenna"

Tarkistuspisteiden lisääminen malliin

Kun malli on luotu, voit lisätä tarkistuspisteitä.

Näin teet

1. Mallin luomisen jälkeen näet mallitiedot vasemmassa sivupalkissa
2. Klikkaa "+ Luo tarkistuspiste"
3. Täytä tarkistuspisteen tiedot:

Nimi (pakollinen)

• Lyhyt kuvaus siitä, mitä tulee tarkistaa (3-10 sanaa)
• Esimerkki puistonhoito: "Leikkaa nurmikko koko alueella", "Leikkaa pensaita ja pensasaitoja", "Tyhjennä roskakorit"
• Esimerkki kaivon tarkastus: "Poista lehdet ja roskat kaivosta", "Tarkista että ritilä on ehjä", "Testaa että vesi valuu vapaasti"
• Esimerkki liikennemerkkien huolto: "Tarkista että merkki on luettava", "Tarkista ruostetta tai vaurioita", "Poista kasvillisuutta"

Kuvaus

• Yksityiskohtainen selitys siitä, mitä tulee tehdä
• Voi sisältää ohjeita tai suuntaviivoja

4. Toista kaikille tarvittaville tarkistuspisteille
5. Vedä ja pudota tarkistuspisteitä järjestyksen muuttamiseksi

Vinkki

Muutokset tallentuvat automaattisesti, kun täytät kentät

Esimerkki: Täydellinen malli puistonhoitoon

Mallin nimi: Kuukausittainen puistonhoito
Vanhenemistyyppi: Aika
Kesto: 720 tuntia (30 päivää)

Tarkistuspisteet:
1. Leikkaa nurmikko koko alueella
2. Leikkaa pensaita ja pensasaitoja
3. Poista rikkaruohot kukkapenkeistä
4. Tyhjennä roskakorit
5. Tarkista leikkivälineet vaurioiden varalta
6. Poista lehdet kävelyteiltä

Tarkistuslistan liittäminen tehtävään

Kun malli on luotu, voit liittää tarkistuslistoja konkreettisiin tehtäviin.

Näin teet

1. Siirry valikkoon "Tehtävät"
2. Etsi ja klikkaa tehtävää, johon haluat lisätä tarkistuslistan
3. Klikkaa välilehteä "Tarkistuslistat"
4. Valitse malli pudotusvalikosta "Valitse malli"
5. Klikkaa "Luo tarkistuslista"

Järjestelmä luo nyt tarkistuslistan mallin pohjalta. Kaikki tarkistuspisteet kopioidaan automaattisesti.

Näytä tarkistuslistan tiedot

1. Klikkaa "Tarkistuslista" oikealla puolella tarkistuslistan kortissa
2. Sivupaneeli avautuu:
   • Tarkistuslistan kuvaus
   • Lista kaikista tarkistuspisteistä
   • Mahdollisuus poistaa tarkistuslista

Tarkistuslistan sijoittaminen kartalle

Jos tehtävässä on karttaominaisuus, voit sijoittaa tarkistuslistan maantieteellisesti:

1. Vaihda karttanäkymään tehtävässä
2. Näet merkitsijät jokaiselle tarkistuslistalle
3. Vedä merkitsijä oikeaan paikkaan
4. Sijainti tallentuu automaattisesti, kun pudotat merkitsijän

Vinkki

Voit lisätä useita tarkistuslistoja samaan tehtävään

Raporttien luominen

Raportit mahdollistavat tietojen viemisen tarkistuslistoista tietyltä ajanjaksolta.

Näin teet

1. Siirry kohtaan "Tarkistuslistat" → "Mallit"
2. Klikkaa "Luo raportti" sarakkeessa "Tarkistuslistat"
3. Suodata tiedot:

Suodatusvaihtoehdot

Asiakkaat

• Valitse yksi tai useampi asiakas
• Esimerkki: Valitse "Helsingin kaupunki" nähdäksesi vain heidän tehtävänsä

Reitit

• Valitse yksi tai useampi reitti
• Esimerkki: Valitse "Reitti 5 - Keskusta"

Tehtävät

• Valitse yksi tai useampi tehtävä
• Esimerkki: Valitse vain "Kaupunginpuisto - Kesäkuu"

Päivämääräsuodatin

• Valitse ajanjakson alku- ja lopetuspäivä
• Vaihtoehtoisesti: Käytä pikanäppäimiä "Viimeiset 7 päivää", "Viimeiset 30 päivää", jne.

4. Valitse tarkistuslistat merkitsemällä taulukossa
5. Klikkaa "Luo raportti" oikeassa yläkulmassa

Raporttiasetukset

Kun sivupaneeli avautuu, voit valita mitä sisällytetään:

CSV-tiedosto (Excel) (aina mukana)

• CSV-tiedosto kaikilla tiedoilla taulukkomuodossa
• Voidaan avata Excelissä tai Google Sheetsissa

PDF-raportti (valinnainen)

• Luo siisti PDF kaikilla tiedoilla
• Valitse sisällytettävät sarakkeet:
  • Tarkistuspisteen nimi (aina mukana)
  • Työntekijän nimi (kuka suoritti tarkastuksen)
  • Tarkistuslistan nimi

Kuvat täysikokoisina (valinnainen)

• Kaikki tarkastusten aikana otetut kuvat sisällytetään
• Huomio: Tämä voi kestää aikaa, jos kuvia on paljon

6. Klikkaa "Luo raportti (X tehtävää)"
7. Saat vahvistuksen, kun raportti on valmis
8. Lataa ZIP-tiedosto, joka sisältää:
   • CSV-tiedosto
   • PDF-raportti (jos valittu)
   • Kansio kuvilla (jos valittu)

Lokien ja historian näyttäminen

Lokit näyttävät kaikki merkinnät ja suoritetut tarkastukset.

Näin teet

1. Siirry kohtaan "Tarkistuslistat" → "Mallit"
2. Klikkaa "Näytä lokit" sarakkeessa "Lokit"
3. Saat kaksi välilehteä:

Välilehti 1: Tarkistuslistat

• Näyttää kaikki tästä mallista luodut tarkistuslistat
• Klikkaa "Näytä rekisteröinnit" nähdäksesi tiedot

Välilehti 2: Lokit

• Näyttää yksityiskohtaisen historian kaikista merkinnöistä
• Järjestetty päivämäärän mukaan
• Suodata asiakkaiden, reittien, tehtävien ja ajanjakson mukaan

Käytännön esimerkkejä

Esimerkki 1: Leikkipaikan tarkastukset

Tavoite: 15 leikkipaikan turvallisuustarkastus, viikottainen tarkastus

Asennus:

1. Luo malli: "Viikottainen leikkipaikan tarkastus"

   • Vanhenemistyyppi: Aika
   • Kesto: 168 tuntia (7 päivää)

2. Tarkistuspisteet:

   • "Tarkista putoamisalusta (hiekka/kumi)"
   • "Tarkasta keinut - ketjut ja kiinnityskohdat"
   • "Tarkista liukumäki - ei teräviä reunoja"
   • "Tarkista kiipeilyteline - vakaat kiinnityskohdat"
   • "Tarkista penkit - ei lastuja tai irtonaisia nauloja"
   • "Poista roskat ja lasi"
   • "Tarkista aita/aitaus"

3. Luo yksi tehtävä per leikkipaikka

4. Liitä tarkistuslista jokaiseen tehtävään

5. Joka maanantai huoltotyöntekijä saa listan kaikista leikkipaikoista

6. Kuukauden viimeisenä maanantaina luot raportin PDF:llä ja kuvilla

Esimerkki 2: Liikennemerkkien huolto tieosalla

Tavoite: 200 liikennemerkin neljännesvuosittainen tarkastus tiellä RV7

Asennus:

1. Luo malli: "Neljännesvuosittainen liikennemerkkien tarkastus"

   • Vanhenemistyyppi: Aika
   • Kesto: 2160 tuntia (90 päivää)

2. Tarkistuspisteet:

   • "Tarkista että merkki on luettava (ei haalistunut)"
   • "Tarkista että merkki ei ole vaurioitunut tai taivutettu"
   • "Tarkista että pylväs seisoo suorana"
   • "Poista merkkiä peittävä kasvillisuus"
   • "Tarkista heijaste (heijastamerkkeille)"
   • "Tarkista että pultit ovat kireällä"

3. Luo tehtävät vyöhykkeittäin: "RV7 km 0-10 merkit", "RV7 km 10-20 merkit"

4. Liitä tarkistuslista jokaiselle merkille ja sijoita kartalle

5. Joka vuosineljännes tarkastetaan kaikki merkit

6. Luo raportti kuvilla kaikista vaurioituneista merkeistä

7. Lähetä Liikennevirastolle dokumentaationa

Esimerkki 3: Kuukausittainen puistonhoito

Tavoite: 45 puiston hoito Helsingin kaupungille

Asennus:

1. Luo malli: "Kuukausittainen puistonhoito"

   • Vanhenemistyyppi: Aika
   • Kesto: 720 tuntia (30 päivää)

2. Tarkistuspisteet:

   • "Leikkaa nurmikko koko alueella"
   • "Leikkaa pensaita ja pensasaitoja"
   • "Poista rikkaruohot kukkapenkeistä"
   • "Tyhjennä roskakorit"
   • "Tarkista leikkivälineet vaurioiden varalta"
   • "Poista lehdet kävelyteiltä"

3. Luo yksi tehtävä per puisto

4. Liitä tarkistuslista jokaiseen puistoon

5. Joka kuukausi suoritetaan huolto

6. Kuukauden lopussa luot raportin kuvilla suoritetusta työstä

7. Lähetä Helsingin kaupungille laskutusta varten

Vinkkejä ja niksejä

Milloin käyttää "Aika" vs "Loki"?

Käytä "Aika" kun:

• Sinulla on säännöllisiä tarkastuksia (päivittäin, viikoittain, kuukausittain)
• Haluat merkintöjen nollautuvan automaattisesti
• Sama tarkastus toistetaan säännöllisesti
• Esimerkki: Viikottainen nurmikon leikkaus, kuukausittainen leikkipaikan tarkastus

Käytä "Loki" kun:

• Jokainen tarkastus tulee dokumentoida erikseen
• Haluat säilyttää historian käyntikohtaisesti
• Samaa kohdetta tarkastetaan useita kertoja itsenäisesti
• Esimerkki: Kaivon tarkastus (jokainen käynti rekisteröidään erikseen)

Tehtävien strukturointi

Vaihtoehto 1: Yksi tehtävä per kohde

• Esimerkki: Yksi tehtävä per leikkipaikka
• Etu: Yksityiskohtainen seuranta per kohde
• Haitta: Paljon tehtäviä, jos kohteita on paljon

Vaihtoehto 2: Yksi tehtävä per alue

• Esimerkki: Yksi tehtävä "Keskusta-alueen huolto" 15 tarkistuslistalla
• Etu: Vähemmän tehtäviä hallittavana
• Haitta: Vähemmän yksityiskohtainen raportointi

Optimoi raportointia varten

• Käytä yhdenmukaista nimeämistä tehtäville ja tarkistuslistoille
• Liitä kaikki tehtävät oikealle asiakkaalle
• Käytä reittejä tehtävien ryhmittelyyn maantieteellisesti
• Ota kuvia kaikista poikkeamista hyvän dokumentaation saamiseksi