Massalaskutus

Massalaskutus sopii hyvin kuun lopulle, kun haluat laskuttaa kaiken työn ja kaikki erääntyneet kausisopimusmaksut edelliseltä kuukaudelta. Joka kerta, kun aloitat massalaskutuksen, sitä kutsutaan laskutuskierrokseksi.

Kunkin asiakkaan laskutusperuste on täsmälleen sama kuin jos olisit luonut sen asiakkaalta itseltään.

Ennen kuin aloitat

• Sinulla on oltava rooli Ylläpitäjä.
• Vaihtoehto Vain asiakkaat, joilla on kausisopimus näkyy vain, kun yrityksellä on moduuli Kausisopimus.

Mitään ei laskuteta automaattisesti

AutoReg ei koskaan aloita laskutuskierrosta itsestään. Yhtäkään asiakasta ei laskuteta ennen kuin olet käynyt luettelon läpi ja itse napsauttanut Aloita laskutuskierros.

Löydä Massalaskutus

1. Napsauta vasemmasta valikosta Laskutus
2. Napsauta oikeasta yläkulmasta Massalaskutus

1. Laskutus valikossa
2. Massalaskutus

Näin teet sen

1. Kausi: mikä työ ja mitkä maksut otetaan mukaan
2. Vain asiakkaat, joilla on kausisopimus: näytä vain asiakkaat, joilla on kausisopimus
3. Löydä asiakkaita: hae luettelo asiakkaista, joilla on jotain laskutettavaa
4. Ilmoitus maksuista, jotka erääntyvät valitsemasi päivämäärän jälkeen
5. Kausisopimus: erääntyneet maksut ja kuinka paljon kiintiöistä on jäljellä
6. Esikatselu: näe yhden asiakkaan laskutusperuste ennen kuin aloitat

1. Valitse kausi ja asiakkaat

• Kausi. Oletuksena mukaan otetaan kaikki edellisen kuukauden viimeiseen päivään asti. Valitse toinen napsauttamalla päivämäärää. Voit käyttää valmiita vaihtoehtoja, kuten Tämä kuukausi, Viime kuukausi tai Vuosi tähän mennessä, tai valita päivämäärät kalenterista. Napsauta Valmis, kun olet valinnut.
  • Päättymispäivä ratkaisee, mitä otetaan mukaan: kaikki työ tähän päivään asti ja kaikki maksut, jotka erääntyvät tähän päivään mennessä.
  • Voit myös valita aloituspäivän. Silloin mukaan otetaan vain työ siitä päivästä alkaen. Aiemmin erääntyneet maksut otetaan silti mukaan, jotta ne eivät unohdu.
• Vain asiakkaat, joilla on kausisopimus. Näyttää vain asiakkaat, joilla on aktiivinen tai päättynyt kausisopimus. Näiden asiakkaiden työ, jota sopimus ei kata, otetaan myös mukaan ja laskutetaan tavalliseen tapaan. Sopimusluonnoksia ei koskaan laskuteta.

Napsauta Löydä asiakkaita. Jos muutat kautta tai valintoja, napsauta Löydä asiakkaita uudelleen.

Maksut, jotka erääntyvät valitsemasi päivämäärän jälkeen. Jos joitakin maksuja erääntyy pian päättymispäivän jälkeen, valintojen alla näkyy ilmoitus, jossa kerrotaan niiden määrä ja summa. Napsauta Sisällytä enintään …, jos haluat ottaa ne mukaan. Päättymispäivä siirtyy silloin seuraavaan eräpäivään, ja luettelo haetaan uudelleen.

2. Käy luettelo läpi

Kohdassa Arvioi näet kaikki asiakkaat, joilla on kaudella jotain laskutettavaa. Kunkin asiakkaan kohdalla näet:

• Laajuus: kuinka monta rekisteröintiä ja tilausriviä laskutetaan.
• Kausisopimus: kuinka monta maksujaksoa on erääntynyt ja niiden summa. Kiintiöasiakkailla näet myös, kuinka paljon kustakin kiintiöstä on jäljellä, esimerkiksi ”20 / 20 ilmaista matkaa jäljellä · 29 odottaa”. ”Odottaa” on tämän kierroksen työtä, joka käyttää kiintiötä. Tässä esimerkissä 20 matkaa katetaan ja muut 9 laskutetaan. ”Hinta per yksikkö” -tuotteilla näytetään yksiköt matkojen sijaan.
• Mahdolliset varoitukset, katso alla.

Myös asiakkaat, joilla on vain erääntynyt maksu eikä työtä, ovat luettelossa.

Valitse asiakkaat, jotka otetaan mukaan. Luettelon alla näet, kuinka monta asiakasta olet valinnut ja kuinka paljon työtä ja kuinka monta maksujaksoa se koskee.

Luettelo ei näytä summia

Se, kuinka paljon kunkin asiakkaan on maksettava, lasketaan, kun laskutusperuste luodaan. Jos haluat nähdä asiakkaan summan ennen aloittamista, napsauta Esikatselu.

3. Varoitukset

Varoitus	Mitä se tarkoittaa
Asiakkaalta puuttuu ulkoinen ID ERP:stä	Asiakasta ei ole yhdistetty kirjanpitojärjestelmään, ja lasku hylätään. Asiakasta ei ole valittu valmiiksi. Yhdistä asiakas ensin (katso Kirjanpitojärjestelmä).
… rekisteröintiä odottaa hyväksyntää eikä niitä laskuteta	Työ, jota ei ole hyväksytty, ei tule mukaan. Muu laskutetaan.

Hyväksyntävaroitus ei estä asiakkaan laskuttamista.

4. Aloita kierros

Napsauta Aloita laskutuskierros. Ennen kuin mitään tapahtuu, sinun on vahvistettava:

Näet kauden, kuinka paljon työtä laskutetaan ja kuinka monta maksujaksoa on mukana (ja niiden summan). Muista, että jokainen laskutusperuste lähetetään kirjanpitojärjestelmään heti, kun se on luotu. Se, mikä on päätynyt kirjanpitojärjestelmään, jää sinne, vaikka kumoaisit sen AutoRegissa (katso Kumoa).

Aloita napsauttamalla Luo … laskutusperustetta tai Mene takaisin, jos haluat muuttaa jotain. Mitään ei ole aloitettu ennen kuin vahvistat.

Jos jokin asiakkaista on jo mukana toisella kierroksella, joka ei ole valmis, kierros ei käynnisty. Saat tiedon siitä, mitä asiakkaita se koskee, jotta voit poistaa ne.

Jos asiakkaalla ei ole mitään laskutettavaa, kun kierros ehtii siihen, esimerkiksi koska kaikki työ oli ohitettu, asiakas saa tilan Ei laskutettavaa, eikä laskutusperustetta luoda.

Kierroksen seuraaminen

Kun olet aloittanut, siirryt kierroksen sivulle. Aiemmat kierrokset löydät Massalaskutus-sivun luettelosta Viimeaikaiset laskutuskierrokset. Avaa kierros napsauttamalla sen aikaa.

1. Kuinka monta asiakasta on tilassa Jonossa, Valmis, Epäonnistui ja niin edelleen
2. Yhteenveto, kun kierros on valmis, katso Tuloksen yhteenveto
3. Näytä vain asiakkaat, joilla on tietty tila
4. Kierroksen asiakkaat tiloineen ja tuloksineen. Kumoa yhden asiakkaan laskutusperuste napsauttamalla Kumoa, katso Kumoa.
5. Yritä uudelleen epäonnistuneelle asiakkaalle, katso Yritä uudelleen
6. Päivitä: hae uusin tila. Sivu päivittyy myös itsestään.

Jokaisella asiakkaalla on tila:

• Jonossa Odottaa vuoroaan.
• Käynnissä Laskutusperustetta luodaan.
• Valmis Laskutusperuste on luotu.
• Epäonnistui Laskutusperustetta ei luotu. Syy näkyy asiakkaan kohdalla.

Koko kierroksella on myös tila, esimerkiksi Valmis, Epäonnistui tai Osittain tehty (osa asiakkaista onnistui, osa epäonnistui). Voit hyvin sulkea sivun ja palata myöhemmin; kierros jatkuu.

Tuloksen yhteenveto

Kun kierros on valmis, näet, kuinka moni asiakas sai laskutusperusteen, kuinka monella ei ollut mitään laskutettavaa, kuinka moni ohitettiin ja kuinka moni epäonnistui. Napsauta Näytä epäonnistuneet asiakkaat nähdäksesi vain epäonnistuneet.

PDF:n avaaminen kierrokselta

Jokaisen asiakkaan kohdalla, joka on saanut laskutusperusteen, voit napsauttaa Avaa PDF. PDF avautuu uudelle välilehdelle.

Vaikka asiakkaan tila olisi Epäonnistui, PDF voi silti olla olemassa. Se on silloin merkitty PDF (ei valmis). Laskutusperuste ei valmistunut, joten tätä PDF:ää ei pidä käyttää laskuna.

Jokainen asiakas saa oman laskutusperusteensa

Kierros luo yhden laskutusperusteen asiakasta kohden, ei yhtä suurta. Se tarkoittaa, että:

• yhden asiakkaan virhe ei pysäytä muita,
• voit kumota yhden asiakkaan laskutusperusteen vaikuttamatta muuhun kierrokseen.

Laskutusperusteet löydät myös kunkin asiakkaan kohdasta Laskutus, kuten kaikki muutkin laskutusperusteet.

Yritä uudelleen epäonnistuneille asiakkaille

Epäonnistuneen asiakkaan kohdalla voit napsauttaa Yritä uudelleen aloittamatta uutta kierrosta. AutoReg siivoaa epäonnistuneen yrityksen pois ja yrittää asiakasta uudelleen.

Jos laskutusperuste on jo päätynyt kirjanpitojärjestelmään, et voi yrittää uudelleen. Lasku on silloin jo olemassa, ja uusi yritys laskuttaisi asiakasta kahdesti. Hoida asia mieluummin asiakkaan laskutusperusteesta.

Yhden asiakkaan tai koko kierroksen kumoaminen

Voit kumota yhden asiakkaan laskutusperusteen (Kumoa asiakkaan kohdalla) tai koko kierroksen (Peruuta laskutuskierros). Kumoaminen toimii vain AutoRegissa.

Tämä muuttuu taas laskutettavaksi AutoRegissa:

• työ (rekisteröinnit),
• kausisopimusmaksut, jotka erääntyvät uudelleen,
• kiintiö: käytetyt käynnit tai yksiköt vapautuvat uudelleen.

Laskutusperuste ja PDF poistetaan.

Tätä AutoReg ei tee: AutoReg ei koskaan poista, peruuta tai hyvitä mitään kirjanpitojärjestelmässä. Jos tilaus on päätynyt kirjanpitojärjestelmään tai et ole varma, onko se päätynyt, se jää sinne. Silloin sinun on poistettava se kirjanpitojärjestelmästä itse, muuten asiakasta voidaan laskuttaa kahdesti. Ennen kuin voit kumota, sinun on siksi valittava Poistan nämä tilaukset kirjanpitojärjestelmästä itse. AutoReg näyttää tilausnumerot, jotka jäävät jäljelle, myös jälkikäteen asiakkaan kohdalla kierroksella.

Ennen kuin kumoat koko kierroksen, näet, kuinka monta asiakasta, rekisteröintiä ja maksujaksoa sekä kuinka paljon kiintiötä vapautuu, ja mitkä tilaukset jäävät kirjanpitojärjestelmään.

Milloin voit kumota?

• Yksi asiakas: kun asiakkaan tila on Valmis tai Epäonnistui. Ei silloin, kun se on jonossa tai käynnissä.
• Koko kierros: vasta kun kierros on valmis. Et voi pysäyttää käynnissä olevaa kierrosta.
• Yli 365 päivää vanhoja laskutusperusteita ei voi kumota.

Kun olet kumonnut, asiakkaat voivat olla mukana uudella kierroksella.

Laskutusperusteen poistaminen asiakkaalta

Jos poistat laskutusperusteen asiakkaalta (kohdassa Laskutus), sovelletaan samoja sääntöjä kuin kumoamisessa: sama muuttuu taas laskutettavaksi, sinun on vahvistettava, että poistat tilauksen kirjanpitojärjestelmästä itse, ja 365 päivän raja on voimassa. Jos laskutusperuste on peräisin laskutuskierrokselta, asiakas näkyy kierroksella kumottuna.

Rajoitukset

• Asiakas ei voi olla mukana kahdella kierroksella samanaikaisesti. Valmiita kierroksia ei lasketa.
• Kausisopimusluonnoksia ei koskaan laskuteta. Päättyneitä sopimuksia laskutetaan päättymispäivään asti.
• Asiakkaat, joita ei ole yhdistetty kirjanpitojärjestelmään, voidaan valita, mutta lasku epäonnistuu yleensä.